製造業や建設業などの現場において必要な資材を適切なタイミングで確保するための管理業務を「資材管理」と呼びます。

正確に資材管理できていないと余剰在庫や資材不足による企業活動の遅延やコストの増大など、さまざまな悪影響が懸念されるようになります。

資材管理の現場では、手軽さから管理表の制作にExcelが多用されています。この記事では、Excel管理表のメリット・デメリット、効果的なExcel管理表の作り方、システムによる自動化の方法などを解説します。

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※記事の末尾にはコンビベースオリジナルのエクセルテンプレートを添付します。無料でダウンロード可能ですので、ぜひ日常の資材の在庫管理や入出庫管理にご活用ください。

資材管理とは？（資材の入出庫や在庫の管理）

資材管理とは、現場で使う資材や部品、消耗品などが「足りない」「余っている」といった状態にならないように、必要なときに必要な分量の資材を適切に用意しておくための管理のことです。

資材管理が適切に行われていないと、余剰在庫によるコスト増加や、資材不足による業務停滞など、さまざまな問題が発生します。

資材管理表・資材在庫管理表の役割とは？

「資材管理表」や「資材在庫管理表」と呼ばれる管理台帳は、資材の入出庫や在庫状況を見える化するための重要なツールとなります。

資材管理表では、資材の種類（部品名、商品名）、数量、発注先（取引先）、単価、仕様といった資材の基本情報を記録し、管理します。

それに在庫管理の要素を加える場合、入出庫数や在庫数など、資材の増減をリアルタイムで追跡できるツールを選ぶとよいでしょう。「資材がいつ、どれだけ増減したか、現在いくつあるか」を正確に把握しましょう。

Excelで資材管理表を作成するメリット

Excelを使って資材管理表を作成し運用している現場は少なくありません。Excelが選ばれる理由は、その手軽さと使いやすさにあります。

特別な知識がなくても社員のだれもが基本的な操作が可能で、既存の業務フローを大きく変更することなく段階的に導入できる点は魅力のひとつです。そのほか、Excelで資材管理表を作成するメリットを以下に解説します。

Excel管理表のメリット１．資材管理システムを導入する場合と比較して低コストで済む

資材管理のために新たなソフトウェアを導入する場合、初期費用として数十万円から数百万円の導入コストがかかってしまいます。

Excelで管理表を手作りするなら、もちろん追加のソフトウェア購入費は不要です。予算が限られている環境ではメリットを感じやすいでしょう。

Excel管理表のメリット２．導入時の社内負担を軽減できる

外部システムを導入する場合には通常、業務変更や従業員の教育が必要になります。

けれどもExcelならば既存のスキルで対応できるため、導入時の負担を軽くすることができます。既存の作業手順をさほど変えることなく、すぐに使い始められることは魅力のひとつです。

Excel管理表のメリット３．関数やマクロを使えば自動化機能を実現できる

Excelの関数やマクロを使えば、入出庫の自動計算や在庫数の自動更新、発注点のアラートなど、基本的な自動化は実装できるでしょう。

SUMIF関数での在庫集計や、VLOOKUP関数での資材情報検索などを活用し、現場で必要な機能を盛り込みましょう。

Excel管理表のメリット４．現場の要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる

現場からの特殊な要望や急な変更にも柔軟に対応できる点がExcelの大きな強みです。自社の業務内容に合わせて自由に設計することができます。

たとえば特殊な資材に独自の管理項目を追加したい場合や、現場ごとに異なる管理方法が必要な場合にも、すぐに修正して対応できるでしょう。

Excelの資材管理表を運用するデメリット

便利な反面、Excelで資材の在庫管理を行う際にはいくつか重要な課題や限界もあります。

問題点を理解しておくことで適切な対策を講じることができます。以下3つのデメリットを確認しましょう。

Excel管理表のデメリット１．ヒューマンエラーが発生しやすい

Excelで資材管理を行う際に最も大きな課題となるのがヒューマンエラーです。

手入力によるデータの誤り、入力漏れ、計算ミスなどが発生しやすい環境になります。在庫数のズレから誤発注につながるケースもあるため注意しましょう。

Excel管理表のデメリット２．複数人で同時編集できない

複数拠点間で複数人が同時に管理表を編集してしまった場合、予期せずファイルが上書きされたり、最新版のExcelデータがわからなくなったりする恐れがあります。

基本的にはひとりずつ作業することになるため、社内コミュニケーションが重要になります。バージョン管理が煩雑にならないよう注意しましょう。

Excel管理表のデメリット３．台帳の管理業務が属人化しやすい

資材在庫管理表を作成した担当者を中心に属人化が進みやすい点もデメリットのひとつです。

手作業で表を作ると、表を設計した担当者しか情報の管理方法がわからなかったり、前任者が設計したマクロが引き継がれなかったりなど、結果としてさまざまな問題が起こりやすくなります。

これらのデメリットを放置すると現場の混乱やコスト増大につながるため、早めの対策が必要です。

Excelで資材管理表を作成する際に使えるテクニック3選

資材管理表や在庫管理表の運用においてはExcelの機能や関数を活用することで大幅に工数を削減することができます。

管理業務の効率化を図るために、事前にExcelテクニックや作成における注意点を確認しましょう。

ポイント１．SUMIFやVLOOKUPなどの関数を活用して運用を自動化しよう

SUMIF関数を使えば、特定の資材ごとに在庫数を自動集計できますし、VLOOKUP関数を使えば、資材コードから必要な情報を瞬時に呼び出すことができます。

また、条件付き書式を活用すれば、在庫が一定数を下回った際に自動で色分けするなど、視覚的な管理も容易になります。組織内で運用しやすい自動化の工夫を施しましょう。

ポイント２．マクロを組んで業務効率化しよう

Excel管理表をより効率的に運用するためにマクロ機能も活用するとよいでしょう。

マクロとは、Excelで繰り返し行う作業を自動化する機能です。たとえば、資材の入出庫データに自動入力機能を設定すると、マクロボタンを一つクリックするだけで、日付、資材コード、数量、担当者情報などを一括で入力し、在庫数を自動更新できるようになります。

このような工夫によって手入力によるミスを減らすことが可能です。

ポイント３．Excelテンプレートを活用しよう

この記事の末尾では、コンビベースオリジナルの資材管理台帳（資材管理表）Excelテンプレートを無料でダウンロードすることができます。

テンプレートを利用すれば、Excel管理表をゼロから作成するという手間を省くことができます。こちらからどなたでもダウンロード可能ですので、ぜひ活用してみてくださいね。

Excelを使った資材の在庫管理には限界がある

Excelのさまざまなテクニックを駆使したとしても、リアルタイムでの情報共有、複数拠点における同時編集、セキュリティ対策など、手作りの資材管理表では解決できない課題が残るのも事実です。

Excelの限界を理解した上で、同時に物品管理システムも検討してみてはいかがでしょうか。

物品管理システムの「クラウド台帳」とは？Excel台帳との違い

Excelによる資材管理用の手作り台帳と、物品管理システムで今すぐ利用できるクラウド台帳には、以下3つの点において大きな違いがあります。

相違点１．資材データの管理方法（正確性）

Excel管理表の場合、複数のシート・ファイルに分散したデータを個別に管理しなくてはなりません。必然的にデータの重複や不整合のリスクが高まります。

一方、クラウド台帳ではデータの一元管理が可能で、複数の拠点・部署で管理する際にも二重管理を防ぐことができます。

相違点２．最新情報の共有方法（リアルタイム性）

Excelで作った資材管理表では、リアルタイムに情報共有したり把握したりすることが困難です。とくに複数拠点間では、同時にファイルを開いて上書き保存してしまうなどのリスクがあるため、拠点別にExcel管理している組織も多くあります。

物品管理システムが提供しているクラウド台帳では、たったひとつの親台帳にあらゆるデータをまとめることが可能です。複数拠点での同時編集や更新作業にももちろん対応できます。

相違点３．アクセス権限の管理方法（セキュリティ）

Excelではファイル共有のアクセス権限管理が複雑になりやすく、機密情報漏洩のリスクがあります。

一方クラウド台帳ではユーザーごとに権限を設定でき、設定も容易です。必要な範囲で閲覧・編集権限を付与することで安心・安全な運用を実現できます。

物品管理システムで資材の在庫状況を管理するメリット

このような違いを理解した上で、必要に応じて物品管理システムの導入を検討することが重要です。

とくに、管理対象の資材規模が大きくなってきたり、複数人での複雑な運用が恒常化している場合には、システム化による業務効率の向上やリスクの軽減を見込めます。

物品管理システム「コンビベース」の機能と使い方

Convi.BASE（コンビベース）は、資材管理における組織課題を根本から解決できるクラウド型の物品管理システムです。

Excelでの資材管理に限界を感じている事業者様は、コンビベースの以下の機能を使ってらくらく業務効率を改善することができます。

１．資材の在庫管理を正確でスピーディーに

資材の管理棚や保管庫にあらかじめ貼り付けておいたQRコードなどの管理ラベルをスキャンすることで、その場でスマホやタブレットを利用して在庫データを更新することが可能です。

入力されたデータはクラウド管理台帳に即時反映されます。

利用者はいつでもどこでも、アカウント権限されあれば一元管理された台帳データにアクセスすることができます。組織内のだれもが常に、正確な在庫数量や状態を把握できるようになります。

２．棚卸しを自動化

複数ユーザーによる同時編集が可能なコンビベースのクラウド台帳には、QRコードなどの管理ラベルをスキャンして棚卸しができる便利な機能を追加できます。

管理ラベルにスマホやハンディスキャナーをかざしてスキャンし、在庫数を入力するだけで、台帳上の在庫数との突合が完了します。棚卸し終了後の台帳の更新もボタンひとつで完了します。

30日間の無料トライアル・デモンストレーションも有◎

Excelによる資材管理の限界を感じているなら、ぜひ物品管理システムをお試ししてみませんか？

30日間の無料トライアルや、担当者によるデモンストレーションなどもいつでも承っております。

コンビベースの導入が適している事業者様の特徴

「管理対象の資材の種類や数量が多い」「複数拠点での在庫の入出庫を正確に管理したい」「リアルタイムで全社に情報共有したい」といった事業者様には物品管理システム「コンビベース」の導入がぴったりです。

Excelからの移行時には、現状の運用方法を整理し、必要な機能を明確にすることが求められます。コンビベースのサポートスタッフもお手伝いできますので、お気軽にお問い合わせくださいね。

物品管理システムの導入にかかる期間

最短たったの3営業日で運用を開始できるのもコンビベースのメリットのひとつ。

スキャン用のリーダーの準備も不要です。スマホアプリをインストールすれば、数量管理や棚卸し用の端末として何台でも活用することができます。

無料プレゼント・資材管理台帳（資材管理表）エクセルテンプレート

本テンプレートは、物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）から出力できるCSVファイルをエクセル形式に変換し、加工したものです。本記事を読んでいただいた方に、こちらの資材管理台帳のエクセルテンプレートを無料配布します。

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