備品管理や社内イベントの企画運営、電話対応など、「何でも屋」のイメージがつきまとう総務の仕事。会社や担当する業務によって、取り組む仕事内容がかなり異なる上、対応範囲が広いため、深いスキルが身に付かないのではと心配する人もおられるのではないでしょうか。
今回は、誰もが知っているようで案外理解されていない総務の仕事を紐解き、その業務内容について詳しく説明します。
総務の仕事とは
総務とは、「会社の運営に欠かせない業務で担当部署がない仕事全て」に対応する仕事です。オフィスの備品管理や、個人情報の管理、電話・メール応対、契約書のリーガルチェック、冠婚葬祭、行事・イベントの運営など、担当する範囲は企業の規模などによって異なりますが、非常に幅広い業務を担当することが特徴。場合によっては、総務担当者が経理や人事、法務まで兼任することも少なくありません。
総務は、裏方の仕事だとみられがちですが、各部署をつなぎ会社全体を支える重要な部署。疎遠になりがちな経営陣と現場の間をつなぐ役割を担うこともあります。
対外折衝が多く、任される業務内容も多岐にわたるので、幅広いスキルを身に付けることができる点が魅力。特定分野の習得というよりは、経験のないことに積極的に取り組む姿勢が重要になります。必須スキルは、情報収集能力やコミュニケーション力ですがそのほかにも、業者への対応や備品管理業務を任されることもあるので、交渉技術や金銭感覚も必要とされます。
総務が担当する業務とは？
会社の規模などにより変わりますが、以下のような業務内容があります。
- 人事領域
人事部がない会社では、入社・退社手続きや募集・採用、OJTやOff-JTなどの社員教育、労働時間の管理、採用業務、労務管理、勤怠管理などを兼任することもあります。
- 経理領域
経理が人手不足の時は、給与計算や年末調整業務のサポート、株式管理を任されることもあります。
- 物品調達・管理領域
物品管理に関わる業務では、文房具やコピー用紙など消耗品の管理、コピー機のメンテナンス依頼、パソコン・携帯電話などの貸与品の管理、名刺の発注など、社内のさまざまな物品管理や調達などを総務担当者が行います。
総務担当者におすすめの資格
総務の担当者としては、ワードやエクセルなどの基本的なパソコン操作のスキルは必須。パワーポイントの知識もあると良いでしょう。その中でも、総務担当者におすすめの資格をご紹介します。
- 社会保険労務士
人事部を兼任する場合は、給与計算や社会保険、雇用保険などの知識が必要となることも。社会保険労務士の資格を取得しておけば、労働問題や労基法に詳しくなれます。
- FP技能検定
経理に必須の資格「簿記」だけでなく、「FP技能検定」を取得すれば、会社の財務や従業員の確定拠出年金の相談に対応できるようになります。総務が経理業務まで担当する会社だと取得しておくことで活躍が期待できます。
- 衛生管理者
従業員の労働条件、労働環境の衛生的改善や管理などが職務となる衛生管理者。常時従業員が50人以上はたらく会社では衛生管理者の選任が必要とされています。ぜひとも総務担当者が取得しておきたい資格のひとつです。
- メンタルヘルス・マネジメント検定
メンタルヘルス・マネジメント検定に合格すると、うつ病やストレスなど従業員の健康管理に気を配れるようになり重宝されるでしょう。社員の精神的な健康管理は、単純な体調管理とは違い、なかなかコントロールが難しいですが、どんな企業でも意識しなくてはいけない領域です。
- ITパスポート
日常業務で基礎となる、ITに関する体系的な知識が必要とされるITパスポートは、経済産業省認定の国家資格です。総務はもちろん事務職などさまざまな職種でも重宝されるでしょう。
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
他の部署や外部業者との接触が多く、企業全体をまとめる役割も担う総務は、折衝力や問題解決能力だけでなく管理能力までもが身に付きます。また、社内の業務が円滑に進むように、全社をまとめあげる業務に携わることも。
総務は、経験のないことも臆せず取り組むことができる好奇心の強さと柔軟さ、臨機応変な行動力とともに、コツコツと仕事を進める粘り強さを備えた人に向いている仕事。さまざまな部署と関わり合い、自分で考え自主的に動くことで大きく成長できる可能性を秘めている仕事ではないでしょうか。
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