棚卸し作業の中で漏れや確認ミスが起こりやすいのが「社外に持ち出されている物品の棚卸し」です。
例えば、協力会社やグループ会社に貸し出されている、あるいは社員が長期間社外へ持ち出している、などのケースが該当します。

特に社外の組織に物品を貸し出している場合には、貸与先に管理状況を確認することが難しいため「”あるだろう”で済ませてしまっている…」などという話も聞きます。しかし社外に持ち出されている物品は紛失のリスクも高いため、できればきちんとチェックしたいもの。
そこで今回は、社外にある物品の管理や棚卸し方法をご紹介します。
 

物品管理台帳には「貸与中」または「持ち出し中」であることを明記

多くの方は物品管理をするために、エクセルなどのツールを使って物品管理台帳を作っているのではないかと思います。
社外で管理している物品については、物品管理台帳にきちんと「貸与中」あるいは「持ち出し中」などと記載しておきましょう。その際に「持出し先」や「返却予定日時」なども記載しておくと、管理のトラブルを防ぐことができます。また可能であれば、貸与先から「預り証」を提出してもらうのがおすすめです。「預り証」は台帳に添付しておくと物品との紐付けもできて良いですね。
 

棚卸しの時はどうする？

それでは、棚卸し(現物確認)をする時には、貸与中・持ち出し中の物品はどのように扱うのが良いのでしょうか？
 

方法その1：貸与・物品は棚卸しの対象にしない

「預り証」などを受領し貸与先できちんと管理されていることを確認した上で、棚卸しの対象から外してしまうという方法です。
【メリット】物品の管理を貸与先に任せることができる。
【デメリット】台帳がきちんとメンテナンスされていないと、棚卸し結果が不正確なものになってしまう。
 
 

方法その2：貸与先に出向いて棚卸し調査を行う

実際に貸与先の現場に出向き、棚卸しを行う方法です。物品数が多い場合はサンプル調査を行いましょう。

【メリット】現地に調査が入ることで、貸与先の管理意識が高まる。直接物品の状態を確認できる。
【デメリット】調査のための時間・手間がかかる。先方の許可が必要。
 
 

方法その3：棚卸し対象として、貸与先で棚卸しを実施。保管証明書や報告書を提出してもらう

貸与先に協力してもらい棚卸しを行ってもらう方法です。棚卸しの結果を報告するためのフォーマットがあると良いでしょう。

【メリット】　物品の状態や、使用状況を把握できる。
【デメリット】正確な棚卸しが実施されているのかどうか、確認することが難しい。先方の担当者の負担になる。
 
 
物品管理を厳密に行うのであれば、できれば方法その3のように貸与中の物品も棚卸しを実施するのがオススメです。とはいえ、貸与先での棚卸し作業は「先方の都合や作業の負担もあってなかなか実施できない」というケースも多いかと思います。

では、この棚卸し作業が「手持ちの機器で簡単に行える」となったらどうでしょうか。
物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」なら、スマートフォンを使って簡単に棚卸しが行えます。

• 棚卸しアプリはAppStoreから無料でダウンロード
• アプリをダウンロードするだけでスマートフォンが棚卸し専用端末に早変わり！
• 遠方の持ち出し先・社外の貸与先でも棚卸しができます
• いつ、だれが、どの物品を棚卸ししたのか簡単に確認できます
• クラウド台帳だから、棚卸し結果も即座に反映。集計の手間をなくします。

こういった物品管理システムとアプリを活用することで、先方担当者の負担にならない棚卸しを実現することができます。また持ち出されている物品の棚卸しがきちんと実施されることで、物品の状態をしっかりと把握でき、紛失などのトラブルを防ぐことができます。

　

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