消耗品や資材などの「貯蔵品」の管理は、現場における現物管理はもちろん、帳簿上の管理も必要となります。

「組織的に正確に管理できていない」「会計処理の方法がわからない」「在庫管理の方法に非効率を感じている」という組織は、ぜひ一度、効率のよい貯蔵品の管理方法を模索してみましょう。

貯蔵品とは？

「貯蔵品」とは、会計上の勘定項目で、事業に関わる商品や原材料以外の物品のうち、未使用の品を指します。

また製造業などでは、慣習的に、未使用のままストックしている部品や消耗品全般を「貯蔵品」と呼ぶ場合もあります。

貯蔵品の種類と具体例

貯蔵品は、金銭的価値のある品と消耗品とに分けられます。なお会計処理においてはそれぞれ処理方法が異なるので注意を要します。

①金銭的価値のある貯蔵品

• 郵便切手
• 収入印紙
• 電車やバスの回数券
• タクシーチケット
• 金券 など

②貯蔵品に該当する消耗品

• 文房具
• 梱包資材
• 見本品 など

※これらの物品のうち、未使用のものが「貯蔵品」

【要注意】貯蔵品の間違った管理方法

切手や収入印紙、未使用の消耗品が社内にどれほど残っているのか、きちんと管理できている事業者はそう多くはありません。

とくに、包装紙などの梱包資材を多用する製造業の現場管理者や、形のない金銭的在庫を抱えている組織の経理部門では、現場での徹底管理も必要となります。

【失敗例1】紙やエクセル上で手作業で在庫管理

貯蔵品の在庫数を把握してはいるものの、紙管理やエクセル管理のために、正確性に欠ける場合がよく見られます。

各社員がどれほど金券やチケットを所持しているのか、手作業で更新しつづけるのは困難です。また文房具や梱包資材などの消耗品は、日々利用されるため、貯蔵数をリアルタイムに把握することは難しいでしょう。

【失敗例2】在庫管理システムで貯蔵品を管理

すでに全社的に在庫管理システムや生産管理システムを導入している組織であれば、貯蔵品も同時にシステム上で管理できます。

どの程度の機能を有するソフトかにもよりますが、オーバースペックのため取り扱いにくくなることも。固定資産や商品在庫とは別に、資材を分けて管理したい場合などには、二重にシステムが必要となる恐れもあります。

在庫管理システムを使わず手軽に管理するには？

大掛かりな在庫管理システムを導入するほどの点数を保有していなくても、貯蔵品の数量や状態を正確に把握したいと考えている組織もあるでしょう。

製造業、卸売業、小売業など、どのような業態でも便利に利用できる貯蔵品管理におすすめのシステムをご紹介します。

「物品管理システム」を利用しよう

固定資産や備品の管理に利用される「物品管理システム」を使えば、貯蔵品を手軽に管理することができます。

たとえば、棚卸し業務は半自動化することが可能です。在庫数量も常に正確に管理できるので、貯蔵品の所在や数量をリアルタイムに把握できます。

物品管理システムで貯蔵品管理すべき組織の例

未使用品の残高を日頃から管理していないために、いま、管理の必要性に迫られている組織も多いでしょう。

• 税理士などの専門家に貯蔵品管理についてアドバイスされた
• 税務調査で指摘を受けた
• 上場を目指しておりコーポレートガバナンスを強化したい
• 経営陣や上司から厳格管理を指示された

など、外部や内部から指摘を受けたタイミングで貯蔵品管理を導入する企業は少なくありません。

具体的に、どのような組織がシステムを導入して貯蔵品を管理すべきか見ていきましょう。

①貯蔵品在庫を「紙にメモしている」

貯蔵品の在庫を紙に記録して管理している場合、記入漏れや記入ミスが起きやすくなります。

また、紙で管理している以上、現場に出向いて帳票を集めなければならず、「最新版がどれか分からない」「記載されている字の判別が難しい」といった問題も起きやすくなります。

貯蔵品在庫を正確に計上できていなければ、経費の過大計上とみなされて税務調査で否認されるリスクもあります。

紙管理のデメリット

決算前には該当の未使用品を貯蔵品に仕訳ける必要がありますが、紙管理ではとにかく時間がかかります。

• 台帳の情報更新が難しい
• 棚卸し作業が困難になる
• 棚卸し作業に手間と時間がかかる
• 過剰購入で無駄なコストが発生する可能性が高まる

などのデメリットが懸念されます。

②貯蔵品数を「エクセルで管理している」

Excelを利用していても結局のところ手作業で管理情報のすべてを編集する必要があるため、現場に負担がかかります。

自動更新されませんから、情報更新に一定の手間がかかるだけでなく、古いエクセルファイルが何個もある、といった事態に陥るケースも。

部署間の最新情報の共有にも遅延が生じやすく、ミスの発生を助長したり、管理を属人化させやすくなります。

エクセル管理のデメリット

貯蔵品情報をエクセル管理する場合、属人的な管理に陥りやすくなります。在庫切れが生じる恐れだけでなく、誤魔化しなどの不正の温床となるリスクがあります。

• 実際の数量変化が記録されるまでにタイムラグが発生する
• どの人物がどの数量を更新したのか記録が残らず不明になる
• 拠点間、もしくは現場と事務所との間で、情報共有しにくい
• 使用環境によっては同時編集できない
• アラートが発信されないため在庫減少に気付くことができない

などのデメリットが懸念されます。

貯蔵品管理に使える現物管理システム

導入企業1,100社以上の物品管理システムConvi.BASE（コンビベース）は、貯蔵品をはじめとした物品管理に最適なシステムです。

貯蔵品の在庫データを一元管理し、どの部署においても入出庫や利用状況、予約状況などをリアルタイムに把握することができます。

在庫数量の正確性が担保されるだけでなく、システム化によって余計な事務作業をする必要がなくなりますから、圧倒的に業務効率化を図ることが可能です。

貯蔵品もらくらく棚卸し！

Convi.BASE（コンビベース）では、お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーを使って、物品に貼り付けた管理ラベルを自動認識します。

バーコードやQRコードなど、お好きな形態の管理ラベルを選んで発行し、あらかじめ貯蔵品の保管棚やケースに貼りつけておきましょう。棚卸し作業時には、ラベルをスキャンしてカウントした貯蔵品の数量を入力。台帳情報との突合はシステムが行うので棚卸し作業が圧倒的に楽になります。

棚卸しだけでなく、日常的な入出庫も効率化します。貯蔵品を使用する際にスマートフォンなどの機器をラベルにかざしてスキャンするだけで、オンライン上の帳簿にかんたんにアクセスし、その場で入出庫数を登録できます。

ラベル発行もらくらくで、さまざまな形態のラベルを社内のプリンターで印刷することが可能です。

自動認識ラベルを利用すれば、ほとんどの作業が自動化するため、正確に在庫数を管理することができます。

貯蔵品管理システムの導入事例

貯蔵品はもちろん、固定資産、備品、重要書類、工具、鍵など、組織の物品をなんでもひとまとめにして管理できるConvi.BASE（コンビベース）のウェブサイトでは、数十社分の導入事例を掲載しています。

⇒ Convi.BASE（コンビベース）の導入事例の一覧を見てみる

管理対象の物品の種類ごとに閲覧することも可能です。貯蔵品管理の場合、日本パリソン株式会社などの企業導入事例があります。ぜひ参考にしてみてください。

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