会社が配布しているスマートフォンやタブレットなどのIT端末を従業員が紛失した場合、どのように対応すればよいでしょうか。

紛失・盗難を予防するために組織的に対策すべきことや、もしものときに便利に使える紛失物回収サービスなどをご紹介します。

社用携帯・社用スマホの紛失事故における企業のセキュリティリスク

従業員がスマートフォンやタブレットを社外で紛失した場合、組織の情報セキュリティが脅かされます。

紛失や盗難を予防するために、IT資産管理台帳を作成して社外への持ち出し状況を一元管理したり、物品管理システムを導入して定期的な実地棚卸を徹底している組織が多いでしょう。

それでも紛失が発生した場合には、セキュリティリスクを考慮してただちに全社的に対応する必要があります。大きなトラブルにつながる前に対策しておくべきことを確認しましょう。

従業員が社用スマホを紛失したら？端末探索の前にやるべき必須事項

スマートフォンの紛失に気が付いたら、その時点で社内に紛失状況を報告することが何よりも重要です。

情報セキュリティにリスクのある状況を明らかにすることで、先手を打って情報漏洩対策を取ることができます。

決して個人の独力だけで端末を探そうとせず、まずは然るべき報告先にすみやかにレポートできるようルール・体制を整えておきましょう。

危機管理マニュアルを作成して事件発生時のレポートラインを確立しておく

貸与中のPC・スマホ・タブレットなどのIT端末を従業員が紛失するケースをあらかじめ想定し、情報セキュリティ上の危機管理マニュアルを整備しておきましょう。

まとめて周知しておくことで従業員が取るべき行動がわかりやすくなります。さらに、レポートラインを明瞭にすることで、誰にどのような方法で報告を送るべきか、形式に迷わず組織的に迅速に対応できるようになります。

社用携帯の紛失前に法人がやるべき持ち出し対策

• 物品管理システム
• IT資産管理システム

端末紛失に備えてこれらの管理システムを導入し、ハードウェアやソフトウェアの状態を見える化している組織が多いでしょう。

ハードウェアの貸出管理や棚卸しの効率化といった物理的な現物管理には「物品管理システム」、OSやソフトウェアといった内部の情報管理には「IT資産管理システム」が有効です。

システム化によって従業員による端末の持ち出し状況を正確かつリアルタイムに管理できるようになります。

物品管理システムで社用スマホや社用PCの持ち出し状況を管理する方法

日常の貸出し・返却・予約の管理から、年に一度の棚卸し業務まで、ハードウェアの現物管理を効率化できる物品管理システム「コンビベース」なら、複数拠点内のすべてのPC・スマホ・タブレットなどの情報機器のステータスをひとところにまとめて管理することが可能です。

誰がいつからいつまで社用スマホを持ち出しているかスムーズに把握することができます。紛失物や遊休品の発生防止に役立つでしょう。

スキャンするだけ！棚卸しもラクラク完了

バーコードやQRコードの管理ラベルに、スマートフォンなどの機器をかざしてスキャンするだけで、IT端末をはじめとしたオフィス備品のすべての棚卸しを効率化できます。

手作業・手入力で棚卸し業務を地道に行っている組織の場合、作業工数を1/3～1/10ほどに減らすことが可能です。

スキャンするだけでシステムが自動的に台帳情報と現物情報を突合しますから、ヒューマンエラーやミスを0にすることができます。

システム導入以外にも！社用携帯の紛失・盗難における法人向け対策

物品管理システムやIT資産管理システムといったシステム導入のほかにも紛失防止対策の方法はあります。

社用携帯・社用スマホの紛失や盗難を防ぐために会社側でできる対策の種類をご紹介します。

１．紛失防止タグを組織的に活用する

紛失防止タグとは、Bluetoothを使ってスマートフォンとペアリングすることで紛失防止できるタグのことです。

様々な種類のタグがありますが、多くの場合、以下の機能を有します。

• スマートフォンからタグのブザーを鳴らすことで失くした物の発見を手助けする
• タグとスマートフォンが一定以上離れるとブザーが鳴って置き忘れを知らせる

さらに、スマートフォンを置き忘れた場合にタグが鳴って知らせてくれる機能を備えた製品もあります。こうしたタグを活用することで、貴重品とスマートフォンの紛失を同時に防ぐことができます。

２．紛失物回収サービスを利用する

紛失物回収サービス「マイブーメラン」を利用している組織もあります。

「マイブーメラン」とは、持ち主の代わりに落とし物を回収してくれるサービスです。物品にこのようなラベルを貼り、持ち物を登録しておくだけで準備は完了です。

ラベルには発見連絡先の電話番号が書かれているため、落とし物の回収率が高まります。

拾得者からの連絡はマイブーメランのコールセンターが受け付けます。拾得者との直接のやり取りは不要のため、物品管理担当者の負担もありません。

３．通信会社のオプションサービスを利用する

各通信会社は、捜索サービス、遠隔ロック、回線停止など、紛失防止や端末探索のためのさまざまなサービスを独自に提供しています。

利用中の通信会社のオプションサービスを確認して紛失防止対策として役立てましょう。

社用携帯の紛失防止のために個人的にできる対策

IT資産管理ツールなどが導入されておらず、端末情報が遠隔管理されていない場合、個人的なアプリダウンロードが許可されている場合が多いでしょう。

あらかじめ端末捜索のためのアプリを入れておけば、もしもの際に効果的に活用することができます。

基本の端末探索アプリ

iOS端末であれば、「iPhoneを探す」、Android端末であれば、Google公式の無料アプリ「Find My Device」などがあります。

紛失する前にアプリを入れて設定しておくと良いでしょう。また各通信会社のオプションサービスを個別に利用することで、紛失した端末の悪用を防ぐこともできます。

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