この記事のハイライト
- データが示す「管理の土台」の欠如：アンケートでは90%の担当者が「ルールは守られている」と回答していますが 、実態を測る診断データでは規程の未更新が約4割 、担当者の役割が不明確なケースが半数にのぼることが判明しました。
- Excelが招く管理の空洞化：規程も役割も曖昧なまま運用が回っている理由は、担当者の「個人の努力と善意」が仕組みの不備を埋め合わせているからです。また、Excelがその属人的な運用を可能にしており、管理の空洞化（ルールや仕組みが形骸化している状態）につながる可能性があります 。
- 結論：属人的な努力に頼る管理は、担当者の交代や資産増によって容易に崩壊します。「誰がやってもルール通りに動ける仕組み」にするために、まずは「簡易診断」で自社の管理状況を客観視することから始めましょう。
「わが社の固定資産管理のルールは守られている」 そう答える総務担当者は9割にのぼります。しかし、その自信の裏側で、管理の根底を揺るがす深刻な問題が起きているとしたら…？ 今回、約300社以上の簡易診断の最新データから、アンケート調査では見えてこない物品管理の理想と現実のズレが明らかになりました。
9割が自負する「ルール遵守」の意識、その実態は？
弊社では毎年、管理部門の方を対象に「固定資産管理に関するアンケート調査」を行っています。その中で「管理ルールはどのくらい守られていますか？」という質問をしたところ、「守られている」「やや守られている」と回答が合わせて90%にのぼりました。この結果から、多くの企業でコンプライアンス意識や管理意識が高く保たれていることが伺えます。
一方でなぜこれほど管理意識が高いにもかかわらず、現場では管理の悩みが尽きないのでしょうか。そのヒントを探るべく、弊社が提供する「簡易診断」の結果を分析してみました。
※「簡易診断」とは？ 物品管理の体制や管理状況の正確性を、31の設問を通して客観的にスコアリングする弊社の無料診断サービスです 。本記事では、これまで受診いただいた約300社の匿名データを統計的に分析しています 。
Q. 物品管理に関する規程（固定資産管理規程、リース資産管理規程、物品管理規程など）が存在するか？
| 物品管理に関する規程がしっかりと存在し、必要に応じて更新されている | 16.9% |
| 物品管理に関する規程は一部存在し、必要に応じて更新されている | 16.9% |
| 物品管理に関する規程はしっかり存在するが、更新はあまりされていない | 18.8% |
| 物品に関する規程は一部存在するが、更新はあまりされていない | 21.8% |
| 物品に関する規程はほとんど存在しない | 14.8% |
| 物品に関する規程は全く存在しない | 10.8% |
物品に関する規定が存在している・一部存在するとの回答は合計で7割を超えていますが、その中で規定の更新があまりされていないとの回答が40.6%にものぼりました。また、Q. 物品管理部署での各担当者の役割が明確に決められているか？ という設問では、「あまり明確でない・まったく明確になっていない」が半数を占める結果となりました。
アンケートで9割が「ルールは守られている」と回答した一方で、診断結果を受けたユーザーの統計データでは「規程の形骸化・役割の不明確さ」があるという実態が見えてきました。一見矛盾するように見えるこのデータの差は、何を示しているのでしょうか。
なぜ、規程も役割も曖昧なまま運用だけが回ってしまうのか
なぜ規程が形骸化し、役割も不明確な中で、管理の現場では『ルール通りに運用できている』という認識が持たれているのでしょうか。それは、現場の担当者が「個人の努力と善意」で仕組みの不備を補っているからではないでしょうか。
規程や役割が曖昧なままでも運用が回ってしまう背景には、あるツールの存在があります。
それは、多くの現場で管理の主役となっているExcelです。実際、弊社の固定資産管理に関する調査でも、管理台帳としてExcelを使っているという回答が最も多く、4割を占める結果となりました。手軽で万能なExcelですが、実はそこには管理を崩壊させかねない深刻な落とし穴が潜んでいるのです。
Excel管理の落とし穴
①拠点や部門ごとに台帳が分断されやすい
拠点や部門ごとに個別のExcelファイルで管理されていると、組織全体での資産状況を正確に把握することが難しくなります。また、部署間でデータが連携されていないため情報の同期がうまくいかず、結果として複数の台帳へ同じ内容を入力する「二重メンテ」の手間が発生しやすくなります。
②管理が属人化し、ブラックボックス化しやすい
最新の台帳が担当者のローカル環境（デスクトップ等）にのみ保存されていると、他の社員がリアルタイムで情報を確認したり更新したりすることができません。このような状況では、担当者の不在時や異動の際に最新データが分からなくなり、管理体制が維持できなくなるリスクが生じます。
③台帳に必要な情報を集約しづらい
Excelのセル内に、現物の写真や過去の移動・修理履歴、データ更新履歴などをすべて記録し、管理し続けることには機能的な限界があります。その結果、本来必要とされる情報が不足した台帳になりがちです。情報が不足していると、棚卸し時の現物特定に時間がかかるだけでなく、後々の履歴追跡も困難になり、結果として管理の負担をさらに増やす原因となります。
「個人の努力」からの脱却
「これらの『Excelあるある』に心当たりがあるなら、御社の管理ルールは『守られている』のではなく、『担当者の超人的な努力でなんとか維持されている』だけかもしれません。ですが、管理対象が増えたり担当者が退職してしまったらあっという間に維持できなくなってしまいます。
この問題を解決するためには「誰がやってもルール通りに動ける仕組み作り（システム化）」へのシフトがポイントになります。
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