PC管理台帳とは、保有しているIT機器について所在情報や利用者情報を一元的にまとめたデータベースです。
業務用のパソコンはもちろん、周辺の関連機器もまとめて台帳上に管理します。
この記事では、PC管理台帳の作成方法やエクセルテンプレート（ダウンロード無料）を紹介するとともに、運用方法や注意点についても詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
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目次
PC管理台帳（パソコン管理台帳）とは？
PC管理台帳（パソコン管理台帳・PC管理表）とは、PCやその周辺機器にまつわるデータをまとめた管理表です。
社内のだれが、どの機器を使用しているのか、どの部署に何台あるのか、といったデータを一元管理することで、貸出し管理や持ち出し管理、棚卸し作業などを効率化します。
PC管理表を作成する意味
従業員が持ち出す機会の多いノートパソコン、タブレット、スマートフォンといった機器はとくに、所在管理や貸出管理が重要になります。
従業員数の多い企業はもちろん、スタートアップ・ベンチャーなどの小規模事業者でも、複数の従業員が個別にPCを使用している環境であれば、PC管理表を作成しておく意味があります。
- セキュリティ対策
- 経費削減、節税
管理表を作ってPC情報を管理する目的を大別すると上記2つがあげられます。
目的１．従業員によるパソコンの紛失や不正利用を予防する（セキュリティ対策）
PC管理表は、関連機器を含めたすべてのIT機器情報と、組織内の利用者情報とを紐づけ、まとめて管理します。
- どの部署のどの従業員が、どれくらいの期間、対象のPCを利用しているのか。
- どの種類のPCを利用中なのか。PCにインストールしたOSの更新状況やソフトウェアライセンスは適当か。
- 組織外に持ち出しているのか。在宅勤務中か。返却予定はいつなのか。
これらの情報を紐づけて管理することで、貸出しているPCの紛失を避けたり、不正利用を防止したりすることができます。
目的２．不必要なパソコンを可視化して無駄な新規購入を避ける（経費削減）
在宅勤務やサテライトオフィスが普及してからというもの、社内外にPCが点在するようになりました。
PC管理の難易度は近年、より高まっています。複数拠点に点在している何百台ものPCやその周辺機器を、管理台帳なしにメンテナンスしたりコントロールしたりすることは不可能と言えます。
PC管理表を使って遊休状態の機器を把握することで、不要な新規購入を避けることができるため経費削減に繋がります。
目的３．IT資産の棚卸しを効率化（節税）
廃棄が必要となった固定資産は、適切に除却処理することで固定資産除却損として経費計上できるため、節税の観点でメリットがあります。
棚卸しを通じ、遊休品・修理中・廃棄予定など各IT資産のステータスを正確に把握しておくことで、不要な資産を洗い出すことができます。
IT資産の棚卸しを効率化するために、端末名、IPアドレス、保管場所、利用者情報などを日頃からPC管理台帳にまとめておきましょう。
PC管理台帳のフォーマット作成方法
PC管理台帳の作成は、法令等で義務付けられているものではありません。したがって、必要に応じて自由な書式・様式で作成することができます。
まずは、どのような台帳で管理を行うのかを決めましょう。一般的には、次の3種類の台帳が挙げられます。
PC管理台帳・パソコン管理表の種類
- 紙に手書きで記入するタイプの台帳
- エクセルなど表計算ツールで作成・入力して使う台帳
- 物品管理システム・在庫管理システムなどで作成した管理台帳
組織の状況に応じて最適なフォーマットの作成方法を採りましょう。
1がもっともコストはかかりませんが、作成や運用に時間がかかります。3は反対に、多少の費用はかかりますが、時間を要さず正確にミスなく作成できます。
IT機器の貸出し・返却・予約状況をリアルタイムに更新したり、複数拠点内の貸出し予約状況を一元的に管理することは、Excel台帳では叶いません。日常のPC管理を徹底したい場合には、物品管理システムのオンライン台帳機能の利用が必要です。
物品管理システムのオンライン台帳とは？
日常の貸出し・返却・予約の管理から、年に一度の棚卸し業務まで、IT機器の現物管理を効率化できる自動化システムです。
物品管理システム「コンビベース」のオンライン台帳は、PC管理台帳として利用される例も多く、複数拠点内のすべてのPCや関連機器情報をひとところにまとめることが可能です。
PC管理台帳をExcelで作成する方法
Excelを使って手作業でPC管理台帳を作成する場合には、以下の2パターンの様式作成が考えられます。
- １．棚卸しに必要な情報を網羅したPC管理台帳を作成する
- ２．貸出し・返却・予約管理に特化したPC管理台帳を作成する
１の場合には、固定資産物品の現物管理用の台帳とほとんど同じ書式で作成することが可能です。
２の場合には、日常的に使用される備品管理台帳と同じように作るとよいでしょう。
１．棚卸しを効率化するために作成するPC管理表の記入項目（見本）
PC管理台帳をExcelで簡易的に作成するなら、各列に「資産名称」「取得年月日」「取得価額」「耐用年数」「勘定科目」などの項目見出しを設けた表を作成するだけでもOKです。
より本格的に棚卸しに使えるPC管理台帳を作成するなら、バーコードやQRコードをスキャンするだけで現物確認を完了できるコンビベースの棚卸しアプリ付きオンライン台帳の利用をおすすめします。
オンライン台帳情報と紐づいたアプリを使って、棚卸しにかかる手間や工数を大幅に削減することが可能です。
２．貸出し・返却・予約管理を効率化するために作成するPC管理表の記入項目（見本）
現物管理用の入力項目を網羅しましょう。
とくに利用部署や利用者情報を明確にし、もれなく記入するための運用体制を構築してルールを周知することが重要です。
エクセル管理表でIT資産を運用する場合の注意点
手作業でフォーマット作成する場合には、いくつか注意点が必要です。
PCをはじめとしたIT機器の管理台帳をエクセルやスプレッドシートで作成し、運用する際の注意点と、管理の効率化のポイントを解説します。
ポイント１．PC管理台帳に物品写真を添付する
PCやスマホなどのIT機器は、同じ場所に同一製品が複数台並んでいる事例も少なくありません。
そのため「資産名称」や「所在情報」だけが記録されている管理台帳を使っていると、現物を特定しにくく、管理効率が低下しやすくなります。
台帳上に掲載するデータは、やや過剰であるくらい充実させておいたほうが無難と言えます。とくに写真データがあると資産情報を把握しやすいでしょう。
PC管理台帳を作成するタイミングで、機器の写真撮影や、ライセンス・保証書のPDF化を行い、台帳に添付しましょう。
ポイント２．周辺機器の管理単位を統一する
- 「モニター」と付属する「ケーブル」
- 「パソコン本体」と付属する「ACアダプタ」
IT機器に付属する周辺機器や細かな物品を、台帳には別々に記載することも、一式でまとめて記載することも可能です。
記載内容にばらつきが発生しないよう、事前にしっかりと管理単位を定めた上で、社内にルールを周知して管理台帳を運用しましょう。
ポイント３．管理台帳の「表記揺れ」を避ける
- “パソコン” と “ﾊﾟｿｺﾝ”
- “2階” と “2F”
- “令和7年” と “2025年”
ひとつの管理項目に複数の表記が混在すると、台帳の検索性が下がってしまいます。
複数人でPC管理台帳を運用する場合には、物品情報を追加・更新する際、台帳上の表記揺れに注意しましょう。
データ規則を設定して規則外のデータを入力できないようにしたり、テキスト入力ではなく選択形式にしたりすると、ミスを減らせます。
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