放送機材の課題で多く耳にするのが「貸出し・返却管理」です。

社外に持出して使用されることが多いため、持ち出した物品を紛失してしまうリスクも高く、しっかりと管理を行う必要があります。

また放送機材管理の場合には、ケーブルのような「似ていて、たくさんある」物品が多く、管理が煩雑になっているというケースもあるようです。

放送機材管理の課題まとめ

• 台帳で管理しているが、現状と差異がある
• 細かな備品の管理まで手が回らない
• 誰が、どこの現場に、どの物品を、いつまで持っていくのかを把握できていない
• 「故障中」「遊休」などの物品ステータスが更新されていないので、現状が把握できない
• メンテナンスの記録をしっかり残したい

このようなお悩みはありませんか？　今すぐかんたんに効率よく放送機材を管理しましょう。

放送機材に管理ラベルを貼って管理しよう

放送機器管理の課題を解決するためには、どのように管理を行っていけば良いのでしょうか。課題解決のキーとなるのが「管理ラベル」です。

1. 現物管理台帳の整備
2. 台帳と現物の紐付け
3. 定期的な棚卸し

物品管理を行う上では、この3つのポイントを押さえる必要があります。

管理ラベルを活用すると、上記の2．と3．のポイントを押さえることができます。

ラベル管理を導入するメリット

放送機器やIT機器に管理ラベルを貼付すると、

• ラベルを見れば、その物品の情報を知ることができる（管理部門や購入日など）
• 台帳と現物を紐づけることができる
• 貸出し・返却、棚卸しに管理ラベルを活用することができる

などのメリットがあります。

ラベルが貼りにくい・・・そんな時には？

物品管理には管理ラベルの貼付が大切と分かっていても、素材や形状によってはラベルの貼り付けが難しいという場合もあります。

この項では、ラベルが貼りにくい物品をどのように管理していくのかをご紹介します。

＜ 方法1．プレートを紐・結束バンドで取り付ける ＞

物品に直接ラベルを貼るのが難しい場合に用いられる方法です。

プラスチック製のプレートなどに管理ラベルを貼付し、そのプレートを物品に取り付けます。こうすることで、物品に直接貼り付けなくてもラベル管理を行うことができます。

＜ 方法2．ケースに管理ラベルを貼る ＞

放送機材を保管しているケースに管理ラベルを貼付する方法です。

カメラの本体・レンズなどは、曲面があったり、ラベルを貼付できる場所が少なかったりなどの理由から、ラベル管理が難しい物品と言えます。
こうした物品の場合には、ケースにラベルを貼付することで

• ラベルが剥がれ落ちてしまう
• ラベルは貼られているけどきちんと読み取れない

などの問題を防ぐことができます。

棚卸しや貸出し・返却の際には、ケースに貼られているラベルを読み取ることで処理を行います。

＜ 方法3．物品が保管されている場所にバーコードの一覧表を設置 ＞

物品やケースにはラベルを付けないで管理する方法です。

具体的には、保管している部屋・エリア・棚などの単位でバーコード付き一覧帳票を用意します。棚卸し・貸出しの際には、そのバーコード一覧から処理を行う物品のバーコードのみを読み取って処理を行います。

一覧表には物品名、管理番号だけでなく写真も載せておくと、物品の特定に役立ち便利です。

放送機材管理に自動化システムを導入しよう

クラウドで提供されている物品管理サービスを利用すれば、情報共有やリアルタイムな物品情報の確認を、スマホやタブレットで簡単に行えるようになります。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、思い立ったらすぐに導入できるクラウドシステムです。

PCやスマホでいつでもどこでも物品情報を確認できるため、放送機材の保管場所を探しまわる必要がなくなります。

放送機材管理に物品管理システムを導入するメリット

Convi.BASE（コンビベース）は、1,200社以上の企業に導入されています。

日常的な機材管理も、年に数度の棚卸し作業も、自動認識技術でラベルをスキャンするだけ。

ヒューマンエラーもなく、社内にいる誰もが最新情報にかんたんにアクセスすることが可能です。

機能①クラウド台帳で機材情報を一元管理

会社が保有するすべての放送機材の情報をデータベース上で一元管理しましょう。

管理台帳はクラウド上で保管されるため、権限を持っていれば社内でも社外でも、いつでもどこでもスマホやPCでかんたんに台帳を編集可能です。

項目は自由に設定できます。画像やPDFなどのファイル添付もできるため、機器マニュアルや保証書なども同じ台帳上でオンライン管理できます。

また、主体となる親台帳から子台帳をいくつも作ることができます。

たとえば第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「放送機器」「IT機器」「リース品」「重要書類」のそれぞれの台帳、第三階層に「モバイル端末」「部署ごと」の台帳……といったように、組織の実情に合わせて台帳を柔軟に作り分けて管理することが可能です。

機能②自動認識技術でスキャンするだけの棚卸し

ハンディターミナルまたはスマートフォンアプリを使い、管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンするだけで、台帳データを参照したり編集したりすることができます。

日常の物品管理はもちろん、棚卸し業務も楽ちんに。システム側が自動照合しますから、もう目視確認は要りません。

管理ラベルの発行はかんたんで、コンビベースのシステム上で一括で出力可能です。

なお、管理ラベルの種類はバーコード・QRコード・ICタグから組織のニーズに応じた形態をお選びいただけます。

スキャンするだけ！らくらく実地棚卸（実査）

棚卸し作業も、現物に貼り付けた管理ラベルに対し、スマホやハンディスキャナーをかざしてスキャンするだけで完了です。システムが自動的に台帳情報と照合・情報更新します。

スキャンするだけで目視確認もほとんどいらないため、ヒューマンエラーは0になります。

手作業＆手入力で実施する昔ながらの棚卸しと比較すると、約1/3～1/10程度まで作業時間を削減できるでしょう。

⇒ 作業時間が1/10に！スマホをシールに「かざすだけ」で現物管理できるアプリとは？

機能③貸出し・返却のリアルタイム管理

いつ、誰が、どの放送機器を、どれほどの期間持ち出し、いつ返却したか、予約状況はどうか、などの情報を、ガントチャートでわかりやすく確認することができます。

貸出し状況は、現物のあるその場でささっと、スマホやタブレットでも編集できます。

予約機能もあるので、スケジューリングに便利です。台帳で必要機器を検索し、空き状況を確認して貸出しを予約しておく、といった使い方もできます。

また、返却期限に応じた督促メールなどのアラート自動送信機能は、返却忘れ防止に役立ちます。

機能④データ活用しやすい現物スキャン検索

クラウド台帳から、機器の名称やスペック、管理部門などでソートすることで、要件を満たす機器を効率的に探し出すことができます。

たとえば、複数拠点に散らばっている遊休品の存在を確認し、必要な従業員に配布することで、無駄な機材の新規購入を防ぐことができます。

また、機器に貼り付けた管理ラベルをその場でスキャンすれば、基本のスペック、過去の利用履歴、取扱説明書・操作マニュアルなど、台帳に登録されている情報をその場ですぐに参照することもできます。

機能⑤セキュリティコントロール

アカウント単位で閲覧権限や編集権限をコントロールすることができるので、全社員がアクセスできる状態にすべきでない機器がある場合に活用することができます。

アクセス履歴や更新履歴もすべて記録されているので、いつ誰がアクセスし、編集を行ったか調べることができます。

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