固定資産台帳（償却資産台帳）とは、事業者が保有するオフィス備品、IT資産、土地、建物、車両などの固定資産の取得時の状況や、減価償却の状況を記録するために用いる管理表です。
税務申告に必要となる固定資産税を算出するために、標準的に備えるべき帳票のひとつとされています。
本記事では、固定資産台帳のエクセルテンプレートを紹介するとともに、管理台帳の作成方法を詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
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目次
固定資産台帳（固定資産管理台帳／償却資産台帳）とは？
固定資産台帳とは、組織が保有する固定資産を管理対象とし、その減価償却の計算や、固定資産税の算出に利用するための管理表です。
固定資産物品の取得価額、償却方法、 耐用年数、減価償却額などのデータを管理します。
そのほか、現物管理を行うために、物品の保管場所や利用状況、貸出し状況、保証期間などの情報もあわせて管理している組織が多いでしょう。
固定資産台帳のイメージ例
上のイメージのように、管理番号とあわせ、資産の名称、種類、設置場所、管理部門、購入日など、管理に必要なデータを記載します。
物品ごとに写真を添付しておけば、棚卸し作業などの現物管理にもわかりやすく台帳を利用することが可能です。
そのほか、契約書や保証書、マニュアルなどの文書データも、各資産情報に付帯させておくと便利でしょう。エクセル台帳の場合には、URLを添付しておきましょう。
固定資産台帳の様式（フォーマット）
固定資産台帳（固定資産管理台帳）には、法令等で定められた書式・様式はありません。
事業者が自由にフォーマットを定めて作成することが可能です。作成方法にはおもに以下の3つがあります。
- 基幹システム・会計ソフト・ERPなどに搭載された固定資産台帳の様式を使用
- エクセルなどの表計算ツールを使用してフォーマットを作成
- 手書きでフォーマットを作成
1の場合、システムに搭載されている書式に準じ、保有している固定資産の情報を入力していくだけで作成可能です。
2および3の場合、情報入力前に、台帳の書式を作成しましょう。
各列に「資産名称」「取得年月日」「取得価額」「耐用年数」「勘定科目」などの項目見出しを設けた表を作成するだけでもOKです。
固定資産台帳の作り方
固定資産台帳は、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ツールでも手軽に作成することができます。
形式は自由ですが、各列に管理用の入力項目を設け、各資産に関する情報を行単位で入力していくとデータを管理しやすいでしょう。
「破損・故障による修理」「保管場所の変更」「遊休品への変更」など、資産情報が更新される場合には、その都度、実態に即した内容に台帳情報を書き換える必要があります。履歴も細かく管理できるようにしておきましょう。
固定資産台帳（Excel管理表）の見本
エクセル台帳の場合には、従業員がデータを手入力することになるため、運用中にデータの漏れが発生しやすくなります。
記入項目をわかりやすく設け、誰もが過不足なく入力できるように管理台帳とマニュアルを作成することがポイントとなります。
台帳作成前の注意点（導入目的の確認）
自社内ではじめに管理台帳の導入目的を確認し、必要な管理項目を考案しましょう。
減価償却の計算だけでなく、日常的な物品の貸し出しなどにも利用する場合、現物管理に関する項目もあわせて記入項目を設ける必要があります。
工夫をすれば、帳簿棚卸にも実地棚卸にも、同一の台帳を利用することが可能です。以下の章で、固定資産台帳の入力項目の具体例を確認しましょう。
エクセルで作成する固定資産台帳の記入項目（入力例）
固定資産台帳には、どの台帳にも設けるべき共通項目があります。最低限設定するべき必須項目をはじめに確認しましょう。
１．管理番号・ID
固定資産の各物品を識別しやすくするために、物品ごとにIDや管理番号を付与しておきましょう。
すべての情報の起点となるため、管理台帳の最左列に欄を設けることが一般的です。なお、ここで設定した管理番号は、管理ラベルとして発行し、現物に貼り付けるなどして、台帳情報と現物とを突合できるようにしておきます。
２．資産科目・カテゴリ
資産の種類は、貸借対照表における固定資産の表示科目や、償却資産申告の資産の種類に合わせておくと便利です。
さらに現物管理用に、「IT機器」「OA機器」「什器」などの大カテゴリと、「ノートPC」「ACアダプター」「デスク」などの小カテゴリを、2〜3段階ずつ物品種別として分けて設定しておくと、管理台帳上で情報を検索しやすくなります。
３．資産名・品名
棚卸し作業などで、ラベルに記載した管理番号だけを頼りに、固定資産の現物を探し出すのには骨が折れます。
メーカー名、モデル名、型番などを記載しておけば、より短時間で目当ての物品を探し出すことができます。
「Apple Macbook Air 2020」というように、正式品名を記載しておけば、台帳上の検索機能も使いやすくなります。
４．取得年月日・供用年月日
固定資産を取得した日、および、事業の用に供した日を記入します。
購入後すぐに物品の利用を開始しないこともあるため、使い始めた日もあわせて記載しておきましょう。なお、減価償却の起点は供用年月日となります。
５．耐用年数
取得年月日や供用年月日とあわせ、減価償却における耐用年数を記載しておきます。
国税庁の耐用年数表を参照し、該当する固定資産の耐用年数を調べて記入しておくことが一般的です。
６．償却方法・償却率
固定資産の償却方法としては、通常、定額法と定率法のいずれかを採ります。
また、税法上で定められている耐用年数に応じた償却率も記載しておきます。なお定額法の場合には、減価償却の総額を耐用年数で割ることで償却率を求めることもできます。
７．取得価格
その資産を購入するためにかかった金額を記載します。
引取運賃、荷役費、運送保険料、購入手数料、関税など、その資産を利用するために必要となった費用が別にあれば、それらの費用も加えた合計金額を記入しましょう。
８．減価償却額
定額法を採る場合には、取得金額に償却率をかけて減価償却額を求めます。
定率法では、未償却の残高に償却率を乗じて算出します。
９．期首帳簿価額・期末帳簿価額
年初帳簿価額は、前期末の貸借対照表残高と一致します。
年末帳簿価額は、期末における未償却残高です。記載しておくと、今後償却する費用を把握しやすくなります。
固定資産の現物管理に便利な任意記入項目
帳簿上の固定資産管理における必須項目とは別に、現物管理において設定しておくと日常的に便利に使える入力項目もあります。
自社の状況に応じ、必要な項目をリスト化して情報管理しましょう。
１．ステータス・利用状況
「稼働中」「遊休品」「故障中」「メンテ中」「廃棄済」「貸出中」「待機中」など、資産物品のステータスを管理するための記入項目があると、日常の現物管理に便利です。
たとえば新規購入する予定の資産物品がある場合に、事前にステータス欄を「遊休品」でソートして使用状況を確認することで、未使用のまま死蔵されている物品がないかどうかをチェックし、無駄な購入を防ぐことができます。
２．設置場所・保管場所
購入した固定資産物品を保管している事業所、部屋番号、棚番号などの所在情報を管理しましょう。
日常の貸し出し管理にはもちろん、棚卸し作業時に台帳情報を利用しやすくなります。
複数の事業拠点がある企業や、管理物品の点数や種類が多岐に渡る場合、あらかじめ項目を細かく立てて情報整理しておくとよいでしょう。
３．管理部門・管理責任者
資産物品に関する責任の所在を示す記入項目です。
各物品について管理担当部門や管理責任者を定めておけば、紛失、破損、故障などの緊急時にも従業員が行動しやすくなります。
たとえば購入の決済を行った人を「管理責任者」と定めるルールにしておけば、物品の過剰購入を防ぐ効果も期待できます。
４．保守契約の有無・保守会社情報・保証期間
購入した物品に保証が付帯している場合や、保守契約がある場合には、現物情報と紐付けて管理しておくと便利です。
保証番号などを紛失すると保証が受けられなくなることがあるため、保証書を添付する欄を設け、エクセルの場合にはファイルのURLなどを記入して管理しておきましょう。
５．棚卸要否・ラベル発行日・棚卸データ反映日など
台帳情報を利用して固定資産の現物管理を行う場合には必須の項目です。
前回の棚卸し情報や、ラベル発行に関する情報を管理しておけば、次回の棚卸し作業を実施しやすくなります。
６．リース開始日・リース終了日・リース金額など
同一の台帳でリース品も管理する場合、リース会社に関する情報や、リース期間や価格に関しても項目を設定しておきましょう。
７．登録年月日・更新年月日・入力者など
更新履歴を管理するための記入項目です。資産物品の重複登録や、更新ミスなどの問題を特定するのに役立ちます。
データ検索しやすいように情報管理しておきましょう。
＊総務省の記載項目例も参考に
固定資産台帳に記載する項目については、総務省からも記載項目例が公表されています。
以下のリンク先のうち、「別紙2 固定資産台帳の記載項目の例」に注目して参照しましょう。
参考リンク：総務省「財務書類作成要領」及び「資産評価及び固定資産台帳整備の手引き」の公表について
エクセル台帳の作成時に注意すべき３つのポイント
管理業務をスムーズに進めるためには、台帳の初期作成時に、資産物品のデータを過不足なく登録しておくことが重要です。
台帳の中身が整っており、運用しやすい状態になっていれば、物品の状態・利用状況・メンテナンス時期などを把握することが容易になります。
以下で、固定資産台帳をエクセルなどの表計算ソフトで作成する際に注意すべき基本的なポイントを解説します。
１．事前に資産情報の「管理効率」を検討する
台帳上に掲載するデータは、不足は避けるべきものの、過剰に充実させればよいというものでもありません。
管理データが過剰にあると、台帳更新の手間が重なり、管理効率が低下しやすくなります。
効率よく固定資産管理を進めるためには、「資産情報を把握しやすくする」「現物を特定しやすくする」という視点を盛り込み、わかりやすく運用しやすい台帳構成を検討する必要があります。
たとえば資産名称や所在情報を書き込むだけでなく、作成時のタイミングで写真撮影や添付を行い、物品を見える化するなどの手法が有効です。
２．物品の「管理単位」を統一する
- 上下に連結する「キャビネット」
- 椅子と机がセットになっている「応接セット」
- 「モニター」と付属する「ケーブル」
- 「パソコン本体」と付属する「ACアダプタ」
これらの資産物品は、別々に管理することも、一式でまとめて管理することも可能です。
問題なのは、いずれにも統一せず、どのような単位で管理すべきかを従業員が把握せずに台帳作成を進めてしまうケースです。
担当者ごとに固定資産台帳の記載内容にばらつきが発生すると、棚卸し作業などで物品が見つからず、探し出すのに時間がかかってしまうことも。
事前にしっかりと管理単位を決めた上でルールに沿った台帳運用を進めましょう。
３．管理台帳の「表記揺れ」を避ける
複数人で固定資産台帳を管理し、資産情報を追加・更新する際に注意を要するのが、台帳上の表記揺れです。
たとえば、“令和3年” と “2021年”、“2階” と “2F”、“パソコン” と “ﾊﾟｿｺﾝ” など、ひとつの管理項目に複数の表記が混在すると、台帳の検索性が下がってしまいます。
- 「和暦・西暦」「半角・全角」などの表記ルールを統一する
- データ規則を設定して規則外のデータを入力できないようにする
- テキスト入力ではなく選択形式にする
などの対応をあらかじめ施しておくと、各項目で表記が混在しなくなります。
現物管理台帳と固定資産台帳の違い
固定資産台帳（固定資産管理台帳）と現物台帳（現物管理台帳）は異なるものです。
両者の違いを以下の表にまとめました。
| 固定資産台帳 | 現物台帳 | |
|---|---|---|
| 目的 | 減価償却の計算 固定資産税の算出 | 保管場所、状態、利用状況 数量、リースや返却の期限などの把握 |
| 管理対象 | 固定資産 | 固定資産、備品、消耗品、什器、IT機器 リース品、文書原本、鍵、工具 ほか |
| 管理する情報 | 取得価額、償却方法、 耐用年数、減価償却額 など | 保管場所（設置場所）、持ち出し・返却状況 メンテナンス・修繕記録、リース期限 など |
| 管理の単位 | 物品一式 | 物品1つずつ |
固定資産の現物台帳（現物管理表）とは？
現物台帳（現物管理表）とは、組織の資産物品の保管場所や利用状況、状態、数量などの情報を把握するために用いる管理表のことです。
組織によっては、物品台帳（物品管理表）や備品台帳（備品管理表）と呼ばれる場合もあります。
現物管理台帳の機能や特徴
固定資産をはじめ、備品・消耗品やオフィス什器、IT機器、重要文書原本、リース品、鍵、工具、社員証、部品や金型など、管理対象は多種多様ですが、これら資産物品のうち、特に固定資産物品の現物管理を行うための現物台帳を指して、「固定資産の現物台帳」といいます。
近年はスマホやハンディーターミナルの自動認識技術を駆使し、現物管理のほとんどは自動化が可能になりました。
1. 現物台帳の目的
固定資産台帳が減価償却の計算と固定資産税の算出を目的としている一方、現物台帳は物品の保管場所や状態、利用状況、数量、期限などの把握を目的としています。
2. 現物台帳の管理対象
固定資産台帳は、「固定資産」に該当する資産のみを管理対象とします。
一方、現物台帳は、費用計上されている簿外資産も管理対象とする場合があります。
3. 現物台帳の管理情報
固定資産台帳では、減価償却の計算に必要となる情報を中心に管理します。
一方、現物台帳では、保管場所・設置場所などの「位置情報」や、持ち出し・返却状況など位置の「移動情報」、誰が使っているか（持ち出しているか）など「人に関する情報」、リース契約や保証などの「期間（期限）情報」などを扱います。
4. 現物台帳の管理単位
固定資産台帳では、同種の物品を複数取得した場合、一式まとめて記録することが多いです。減価償却の計算を行う上で、同じタイミングで複数購入した物品を、バラバラに管理する必要性は無いからです。
一方、現物台帳では、同種の物品を複数取得した場合でも、1つずつ個別に記録して管理します。保管場所や利用状況は1つずつ異なるためです。
【要注意】現物管理をしないと組織はどうなる？
固定資産台帳だけでは会社の資産管理を正しくできません。
固定資産台帳は、あくまで減価償却の計算や固定資産税の算出のために作成する帳票です。そのため、会社の資産を正確に把握・管理する目的で使用するには、機能的に不十分と言えます。
固定資産の現物管理の必要性
資産の現物管理とは、取得した資産物品が、実際にどこに保管され、どのように利用され、どんな状態にあるか、といった情報を管理することです。
会社の資産を正確に把握・管理するためには、この現物管理が欠かせません。
現物管理をしない場合、会社の資産管理上、次のリスクやデメリットを抱えやすくなるでしょう。
デメリット1. 不正の不透明化
取得した資産が、実際にどこに保管され、どのように利用されているかを正確に把握していない場合、経営陣または従業員が不正を行っていても、会社がそれを把握することが難しくなります。
たとえば、経営陣や従業員が、私用で使うつもりの資産物品を事業用と偽って会社の経費で購入し、横領してしまうケース。現物管理をしていない場合、このような不正が行われていても、株主や経営陣、従業員が把握することは困難です。
デメリット2. 経費の増大
資産の現物管理をしていない場合、資産物品の実際の利用状況を知ることができません。実は現場でほとんど使われていなかったり、数が多すぎて余っていたり、反対に少なすぎてリソースが逼迫したりしていても、それを把握することは難しくなります。
その結果、最適な資産取得がなされなくなってしまいます。
本来必要なものが足りず、必要ないものが余る、といった状況に陥っている企業の多くは、現物管理をしていない可能性が高いでしょう。こうしたミスマッチは、経費の増大を招きます。
デメリット3. 税金の増大
固定資産は、廃棄する際に除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上することができます。故障して使えなくなった物品や、紛失している物品がある場合、除却処理を行っておくことで、固定資産税を圧縮できる可能性があります。
しかし、現物管理をしていない場合、会計・税務の担当部門が、故障・破損や紛失をすべて把握することは困難でしょう。結果、本来なら必要のない税金を納めてしまっている可能性が高くなります。
また、会社として利益が出ている場合、適切なタイミングで消耗品や機械設備の購入に資金を投じることで、利益を圧縮し、納めるべき税金を小さくすることができます。これについても、現物管理をしていれば、利益の見込額に応じた適切な投資先はどこか、現物台帳を見て判断できるようになります。
以上、現物管理をしていない場合に直面し得るリスクについて説明しました。これらのリスクを避けるため、固定資産管理の担当者は、現物管理もカバーできる管理体制の整備に取り組んでみてください。
現物管理に特化した固定資産台帳システム
固定資産台帳は、作成して終わりではありません。情報更新をくりかえし、常に最新のデータを集めて運用しつづける必要があります。
固定資産管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、資産物品の現物管理に特化したシステムです。
棚卸し作業の半自動化はもちろん、日常の貸出し管理や在庫管理もラクになります。
お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーで、物品に貼り付けた管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンするだけで、棚卸し作業は一瞬で完了。
データはクラウド台帳に同期され、複数拠点内のあらゆる物品情報をリアルタイムに確認することができます。
固定資産台帳エクセルテンプレート（無料ダウンロード）
本テンプレートは、Convi.BASE（コンビベース）から出力できるCSVファイルをエクセル形式に変換したものです。本記事を読んでいただいた方に、固定資産管理に使える現物台帳のエクセルテンプレートを無料配布します。
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