社内のモノの状態がすべて正確にわかる「Convi.BASE（コンビベース）」という備品管理システムをご存知でしょうか？

システムの導入企業は1,100社を超えており、開発社の株式会社コンビベースは備品管理のプロフェッショナルとしてコンサルティングやアウトソーシングサービスも実施しており、コンサルティングは100社、アウトソーシングでは累計500社以上の実績があります。

本記事では、コンビベースのコンサルタントが実際に企業内で体験している備品管理の課題や改善実例をもとに、備品管理システムの導入前に押さえるべきポイントをまとめて解説します。

⇒ スマホを「かざすだけ」で備品管理できるConvi.BASE（コンビベース）とは？

備品管理に失敗する約9割のケース

あなたの組織では、特定の担当者が属人的な管理を実施していたり、いつの間にか管理ルールが複雑化していて効率のわるい体制になったりしてはいませんか？

備品管理に失敗するケースの大半の原因は、管理側（管理責任者）と管理される側（備品の利用者）のニーズが噛み合わないことにあります。非効率な体制が慢性化すると、解決を図ろうとしてシステム導入を推進しても、そのままでは上手く運ばない場合がほとんどです。

システムを運用開始するその前に、備品管理の責任者と利用者の双方に耳を傾け、できるだけ現場の意見を吸い上げておくことをおすすめします。システム化と同時に、管理手法やルールを刷新できればベストです。

⇒ 現物管理のルールづくりをプロにおまかせできる「NFS」とは？

備品管理システムの基本機能を押さえよう

ひとくちに「備品管理システム」と言えど、現物管理システムから在庫管理システムに似たものまで、市場には多種多様にあります。この章では企業備品の現物管理に特化しているConvi.BASE（コンビベース）にもとづき、その一般的な機能や使い方について基礎知識を解説します。

機能①オンライン台帳（データベース）で備品情報を一元管理

組織の備品管理の要は、管理台帳の使い勝手にあります。社内の誰もがいつでもどこでもアクセスできて、使いやすい管理台帳を用意すると、日常のちょっとした消耗品管理から、年に一度の棚卸し作業まで、すべての業務が圧倒的に効率化します。

複数拠点内に存在するあらゆる備品情報をひとところに集約し、システム内のデータベースで一元管理することで、スマホやタブレットでどこからでも閲覧・編集が可能になります。

もし現在、社内で運用しているエクセルなどの管理台帳があれば、それをそのままオンライン台帳に再現できる柔軟性のあるシステムを選ぶとよいでしょう。

また、必要に応じて閲覧・編集のアカウント制限ができるものを選ぶと運用が便利になります。

⇒ 導入実績1,000社超！備品管理システムConvi.BASE（コンビベース）の「オンライン台帳」とは？

機能②自動認識ラベルで目視確認はシステムにおまかせ

自動認識技術を採用しているConvi.BASE（コンビベース）ならではのスマート機能のひとつに、管理ラベル読み取りがあります。

お手持ちのスマホやハンディスキャナーを、備品に貼り付けたシール（バーコードやQRコード）にかざしてスキャンするだけで、台帳情報を閲覧・編集することができます。

この機能を棚卸し作業に活用することで、従来の手作業＆手入力の手法と比較すると約1/10程度まで工数削減することが可能です。

【備品管理システムで管理ラベルを作る方法】

管理ラベルの作成や印刷もかんたんです。オンライン台帳で「ラベル印刷」を指示するだけで、プリンターからまとめてシールを出力することができます。

Convi.BASE（コンビベース）では、バーコード・QRコード・ICタグに対応。ご希望に合わせてラベルを選択することができます。

⇒ 作業時間が1/10に！スマホをシールに「かざすだけ」で棚卸しできるアプリとは？

機能③備品の貸出し・返却をスマート管理

備品に貼り付けたバーコード・ICタグをスキャンすれば、貸出し・返却情報もかんたんに登録できます。

貸出しスケジュールをガントチャートで表示する機能は、事前に貸出し「予約」をする際に役立つでしょう。また、返却期限に合わせてアラートメールの配信ができるので、返却漏れの予防にも有効です。

機能④消耗品の入出庫管理もラクラク

出し入れの多い消耗品の在庫管理にも、備品管理システムの機能が大いに役立ちます。

まず消耗品の品目ごとに管理ラベル（バーコードなど）を発行し、保管棚やその周辺にプラカードを下げるなどしておきます。そして、持ち出す際にスキャンすることを社内でルール付ければ、入庫・出庫情報をかんたんにシステム上で管理することができます。

台帳上で入出庫の数量や内訳をわかりやすく一元管理できます。

消耗品の在庫数を常時記録しておけば、一定数を下回った際にアラートメールを担当者まで自動配信することもできるため、業務効率化に役立つでしょう。

機能⑤備品を紛失したらレーダー探索

Convi.BASE（コンビベース）で選択できる管理ラベルのひとつに、ICタグがあります。鍵や工具など、絶対に紛失を避けたい備品には、レーダー探索機能のあるICタグを利用するとよいでしょう。

備品を探し出すまでの時間を短縮することができるレーダー探索は、専用スマホアプリとICタグリーダーを使って簡単に操作できます。ぜひ、製品資料のダウンロードだけでなく、無料のデモでその手軽さを実感してみてください。

システムを導入「すべき」企業と「しなくてよい」企業の比較

備品管理システムはすべての企業に必要なものではありません。導入で失敗しないためには、システムの運用開始後にどれほどの導入効果を得られる見込みがあるか、導入・運用に関わるスタッフが事前にきちんと把握しておく必要があります。

企業の細かな内情により結論は異なりますが、一般論として、備品管理システムを「導入すべき企業」と「導入が不要な企業」とを分けることは可能です。以下に、その概論的な特徴を紹介します。

備品管理システムの導入効果を得やすい組織（一般的な特徴）

• 管理すべき物品数が百点以上ある
• 管理物品が複数の事業所に点在している
• リース品やレンタル品を多く管理している
• 在宅勤務などでIT資産を頻繁に社外に持ち出している
• 安全上の理由などから、紛失・破損を避けるべき物品がある

あくまで一例に留まりますが、備品管理システムが強みとする機能と相性がよい企業の特徴は上記のとおりです。

備品管理システムの導入を急ぐべきではない組織（一般的な特徴）

• 管理物品が数十点程度である
• 紛失・破損・社外流出などが発生しても会社が補償・賠償できる範囲内の物品のみを取り扱っている

このような企業は、備品管理システムの導入によって得られるメリットが限定的であると言えます。

※組織規模や従業員規模の大きさにかかわらず、万が一紛失・破損・社外流出などが発生した場合に、会社が補償・賠償できる範囲を超える可能性のあるものを扱っている企業は、システムによる厳格管理が必要と言えますから、注意してください。

備品管理システムの企業導入事例

約1万2000点の什器備品を統合管理（双日株式会社）

2012年の本社ビル移転に合わせ、総務課が管理する約1万2000点の什器備品の管理にコンビベースを導入した同社。作業手順の作成や固定資産システムとの連携フローの確立など、導入コンサルティング時の設計が功を奏し、実作業・データ管理・会計システムとの連携がすべてスムーズにつながるようになりました。

▶ 導入事例の詳細はこちら

不動産物件の大量の鍵を迅速かつ正確に管理（株式会社センデン）

店舗あたり500～600個におよぶ鍵の管理をExcelからコンビベースのICタグ管理に移行した同社。店舗あたり3人✕3時間かかっていた鍵の棚卸しが、1人✕10分まで短縮したほか、鍵がどこにあるのか、誰が持っているのかを管理画面で把握できるようになりました。

▶ 導入事例の詳細はこちら

システム導入計画の立て方（4つの手順とポイント）

無計画なシステム導入では、その効果が限られてしまいます。運用開始後すぐに備品管理システムを最大限に活用するべく、導入前から次の4つのポイントを確認して、導入計画を立てておくとよいでしょう。

1. 「管理対象」を設定して動かさない

備品管理システムに登録する備品情報は、事前に組織内で吟味・精査して、監視する対象を明確にしておきましょう。

よくある失敗例に、導入前後に「せっかくシステム化するのだから」といって管理対象の備品や消耗品を拡大してしまうケースが挙げられます。不用意に管理対象を増やすと、管理ラベルの発行・貼付作業などの工数が増え、システム稼働が遅れる原因になります。

システムの導入目的に立ち返り、まずは最大の課題となっている管理物品を明確にしましょう。スタートを切ってから運用が軌道に乗り次第、順次、対象拡大について検討する手順を採るほうが適当です。

2. 運用に必要な「管理項目」を検討する

一般的にもっとも多い導入手法は、従来運用してきたエクセルなどの表計算ソフトによる電子上または紙媒体の管理台帳を、システム上にそのまま再現して運用開始する事例です。

従来どおりの管理ルールに基づいて台帳を再現するため、運用開始後に社内で動揺や混乱が起こりにくくなるというメリットがあります。しかしその場合でも、台帳上の管理項目だけは、システム導入に際して再検討するとよいでしょう。

導入によって新たに利用できるようになった機能（ファイルの添付機能や情報検索機能）を駆使するべく、新たに増やすべき管理項目を検討しましょう。同時に、これまでの台帳運用上で「不要だった情報はないか」「不足していた項目はないか」「重複していた項目はないか」などを確認して精査すると、より管理が効率化します。

3. 償却管理システムとのデータ連携の有無を確認する

償却管理システムとの連携については、システム導入前にきちんと取り決めておく必要があります。データ連携を行う場合、データ形式を確認したり、データ加工が必要な場合の手順なども整備しておきましょう。

4. 備品管理の業務フロー全体を見直しマニュアル化する

備品の購入にはじまり、日常的な運用、除却、廃棄までの各業務フローについて、いつ誰がどのように実施するかを明確にし、運用ルールを策定しましょう。

システム利用者がスムーズに活用できるよう、備品管理に関わるすべての組織と役割を一覧表にまとめてマニュアル化しておくとわかりやすくなります。実際の運用を想定した管理フローを作り、システム化と同時に運用ルールを周知して社内に浸透させましょう。

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Convi.BASE（コンビベース）は備品管理のプロフェッショナルとして、導入前から利用できるアウトソーシングサービスも実施しております。

備品管理コンサルティングに関する長年の知見をもとに、正確に効率よく現物管理を行うメソッドを組み立てました。管理技術を熟知した専門チームであるネットレックス・フィールドサービス（NFS）が企業の現場まで出向き、備品管理システムの導入に必要なマニュアル策定やシステム化の段取りなどをすべて丁寧にご担当します。

備品管理システムを導入するか迷ったら・・・？

システム化に興味はあっても、精度の高い管理体制を敷けるかどうか不安だったり、導入に際して従業員に負担がかからないかどうか懸念が残ってしまう組織もあるかと思います。

備品管理システムは、導入前のスタートの切り方が重要です。現物管理の方法やシステム化の方向性について、プロフェッショナルに相談して事前に悩みを解消しておくことをおすすめします。

Convi.BASE（コンビベース）では、導入時の負担を軽減したり、導入後にスムーズに運用開始したい企業向けに専門のコンサルティングサービスも実施しております。

ぜひお気軽にオンラインご相談窓口からご相談ください。

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