店舗では、そこで販売されている商品の他にも、商品陳列棚、椅子・机・ソファなどの家具、厨房機器など様々な店舗備品が存在します。しかし、商品在庫はきちんと管理されていても、こうした店舗備品の管理まで手が回らない…というケースは多いのではないでしょうか。

今回の記事では、店舗備品管理において多くの方が抱える課題と、その課題を解決するためにどのように管理をしていけば良いのかをご紹介します。
 

店舗備品、こんなことで困っていませんか？

1. 店舗ごとに管理台帳がばらばら。内容の精度にも疑問が…

   店舗ごとに独自で管理をしている場合に多く聞かれるお悩みです。 台帳の管理項目が異なっている、あるいは台帳を作成するツールが店舗によって違っているというケースもあります。統一した管理ルールと台帳が無いと、全社的な物品情報の把握ができなくなります。

2. 店舗什器・備品の移動が発生すると、どの物品がどの店舗にあるのか分からなくなってしまう

   店舗の場合、出退店に伴う備品の移動が発生することがあります。 その際に、台帳の更新が行われず、物品情報が古いままになっているということがあるようです。

3. 遊休品の把握・活用ができていない

   社内で遊休品がどのくらいあるのか、どこでどのくらい保管されているのかが把握できていない、という声もよく耳にします。このような場合、本当は活用できる物品が他店舗や倉庫に存在しているにも関わらず、新たに購入してしまうということが起こってしまいます。

4. 物品を探す手間や時間が発生している

   備品管理がきちんと行われていない場合、いざ物品が必要になった時に探す手間が発生します。 また店舗備品の棚卸しを実施している場合には、棚卸しの度に担当者が物品を探し回ることになり、棚卸し完了までに多くの時間と労力をかけることになります。

効率の良い店舗備品管理を行うには

それでは、店舗備品を効率よく、正確に管理するにはどのようにすれば良いのでしょうか。

• 台帳を一元管理/店舗間で台帳情報を共有

各店舗で台帳を独自に作るのではなく、全社で一元管理できるような仕組みを構築しましょう。
クラウド上に台帳を作成することで、店舗間での情報共有が可能になります。

• 備品には管理ラベルを貼付して管理を行う

管理ラベルを物品に貼付することで、物品を特定しやすくなります。さらに、管理ラベルにバーコードなどの自動認識技術を加えることで、棚卸し作業をより効率的にすることが可能です。

• 故障中/遊休などのステータスを含めて台帳に記載する

台帳には物品名、保管・設置場所などの情報だけでなく、その物品のステータス（故障中・遊休品等）情報も記載すると良いでしょう。こうした情報が台帳にあることで、遊休品を有効活用することができます。

• 店舗間での移動/物品の廃棄/故障が発生したときには、その場で情報更新を行う

物品の移動や廃棄、故障などが発生した場合には、その場で情報更新を行うようにしましょう。
後でまとめて行おうとすると、漏れや間違いにつながる可能性があります。
物品に貼付したバーコードを読み取って、情報更新ができるようにしておくと、その場でスムーズに処理ができるようになります。

たとえば「コンビベース」では、バーコードリーダやスマートフォンアプリ（iOS / Android）を使ってラベルを読み取ることで、その場で情報更新を行う事が可能です。

コンビベースユーザーはどうやって管理している？

ここまでご紹介した店舗備品の課題と管理方法を踏まえ、コンビベースユーザーがどのように管理を行っているのか、店舗での運用例をご紹介します。

・ビュー（子台帳）機能を活用して、各店舗の物品を正確に把握

A社では、これまで各店舗の担当者がエクセルの台帳を作り、管理を行っていました。
しかし、

• 店舗内の物品が多い
• 今後店舗が増える予定がある
• 棚卸しの効率化を図りたい

ということで、コンビベースを導入して管理を行うことになりました。
 
現在は、それぞれの店舗ごと・ステータスごとにビューを作成し、

• 各店舗の物品の把握
• 倉庫に保管されている物品の把握・共有
• 定期的な棚卸し

を行っています。

・バーコードを活用した効率的な管理

コンビベース導入後は、物品にバーコードラベルを貼付して管理を行っています。棚卸しの際には、このバーコードラベルを読み取ることで現物確認をしています。各店舗の棚卸し結果はコンビベース上に集められ、簡単にデータ集計できるようになったため、棚卸しにかかる時間や手間を大幅に削減することができたとのことです。

また現場担当者が物品の破損・故障に気が付いたときには、アプリでバーコードを読み取りデータの更新（物品写真の添付、ステータス変更）を行うことで、常に正しい台帳情報を保てるようになったそうです。
 

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