制服・作業服・ユニフォームといった従業員への貸出し物品の所在や数量がわからなくなる、エクセル管理表を更新しづらい、棚卸しに時間がかかる、といったご相談をお客様から受けることがあります。

本稿では、物品管理のプロフェッショナルである株式会社コンビベースより、制服・作業服・ユニフォームの管理をラクにするためのエクセル管理表の作成におけるポイントを解説します。

記事の末尾にはコンビベースオリジナルのエクセルテンプレートも添付します。無料ダウンロード可能ですので、ぜひ日常の被服管理にご活用ください。

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制服・作業服・ユニフォームのExcel管理表が使いにくくなる根本的な理由

お客様が作成されたExcel管理表を拝見し、その中にはびこる運用課題を長年の間にいくつも解消してきた株式会社コンビベースには、現場経験に基づいたノウハウや知見の蓄積があります。

制服の在庫切れや貸与記録のズレが組織内で頻発する背景には、ほとんどの場合、Excel管理表の設計時の構造に課題があります。

ひとつの管理表内に多くの事柄を詰め込んで管理しようとしてはいけない

自前で作った制服管理台帳の使い勝手が悪い、というご相談をなさるお客様のExcelの設計や日常的な運用方法を詳しくうかがうと、ひとつの管理表の中にたくさんのデータを詰め込んで管理しようとし、何がなんだかわからなくなってしまい失敗しているケースが多々見られます。

たとえば、備考欄に様々な種類のメモ書きを足して、エクセル管理表を運用していたりしませんか？　制服管理表が使いづらくなる大きな要因は概してこのあたりにあります。

よくある失敗例：制服管理表の備考欄にたくさんのメモ書きが必要になる原因

制服管理表のエクセル内にわざわざ備考欄を作成し、なぜ大量のメモを取らなければならなくなるのでしょうか。その答えは、ひとつの制服管理表に対して2つ以上の役割を課そうとしているからです。

制服・作業服・ユニフォーム管理表を運用する目的には、通常以下の2つがあります。

1. 在庫管理
2. 貸与・支給管理

制服・ユニフォーム・作業服の在庫管理において整理すべき情報は、いずれの「種類・サイズ」の制服が「何枚」残っているのか、という倉庫の在庫の概要や、「いつまでに」発注すれば在庫切れしないのか、などの入出庫の予測管理となります。

一方、制服の貸与・支給管理においては、 どの「部署」のどの「従業員」に、どの「種類・サイズ」の制服を「いつ」「何枚」支給しているのか、など、貸与先の人材ベースで情報を管理することになります。

「物品単位」の制服管理と「従業員単位」の制服管理のビューを分けよう

物品ベースと人材ベースの2つの異なる情報をひとつのエクセル内で正しく情報管理することは難しいでしょう。

管理の難易度を下げるためには物品管理システムの導入がおすすめです。

物品管理システム「コンビベース」では、在庫情報はもちろん、貸出し・返却・予約管理もスマホひとつでらくらくできるようになります。

制服の貸与情報や入出庫情報をリアルタイム更新できる

倉庫の在庫状況や、従業員への貸与情報をわかりやすくビューにして問題を根本解決できるコンビベース。

Excel管理では人的エラーが多発したり、検索性が低くなっている場合でも、物品管理システムを導入するだけで日常の在庫管理も貸与管理も自動化し、正確かつスピーディーに情報管理することができます。

たとえば手作業でのExcel管理では更新遅延が生じるためにエラーが発生しやすい状況になりますが、コンビベースでは問題ありません。

情報更新はリアルタイムで、PC・タブレット・スマホから、アカウント権限さえあればいつでもどこでも情報を編集・閲覧可能になります。

自動認識技術（ICタグやQRコード）で数量ミスや見落としなどの人的エラーを予防

制服の種類やサイズが多様にあったり、従業員数が多い場合、細かなデータをExcel管理表で手入力していては、枚数の数え間違えや、未返却物の見落としなどが発生しやすくなります。

コンビベースでは、ICタグやQRコードといった自動認識技術を採用しており、ICタグ・QRコード付きの管理ラベルをスキャンするだけでその場でデータの編集が可能となります。貸出し・返却・予約管理はもちろん、年に数回ある棚卸しにも便利に使うことができる機能です。

退職者の制服回収漏れなどのトラブル防止にも活躍

「誰が何を借りているか」「対象の制服がどのステータスにあるのか」を瞬時に把握することで、日常的なクリーニング回収はもちろん、退職者の制服回収漏れなどのトラブル予防にもなります。

制服管理に物品管理システム「コンビベース」を導入する場合、多くのお客様が、情報の検索性の高さやその便利さに驚かれています。

制服・作業服・ユニフォーム管理表の設計上のポイント

制服やユニフォームの在庫情報や貸与記録を正確に管理するには、Excel管理表の最初の設計方法を工夫する必要があります。

効率的な管理を実現するために、まずは以下の要素をおさえて管理表に盛り込んでみてください。

Excel管理表を「在庫管理表」と「貸与管理表」の2種類に分けて設計する

制服の在庫管理表と従業員への貸与管理表の2種類それぞれをExcelで作成しましょう。

在庫管理表で管理するデータは、制服の保管場所や在庫数を中心に、入出庫担当者が作業しやすいよう最小発注点なども記入しておきます。

貸与管理表については、従業員の個別の制服貸与記録の履歴を追跡できるように設計しておくとよいでしょう。

設計のポイント１．制服在庫管理表のExcel設計はカンバン方式を参考に

在庫管理表は制服の属性・種類・サイズごとに細かく分類して記入項目を作成しましょう。保管場所や在庫数をわかりやすく表示できるよう項目を設定しておきます。

各種制服については必ず最小発注点を明記します。トヨタ自動車が発明した「カンバン方式」を参考に、台帳とは別に保管棚にもカンバンを作成して掛けておくことで在庫切れを防ぎやすくなります。

例：作業服の在庫管理（Mサイズ／倉庫A／在庫20着／発注点10着・・・）

発注数	発注点	単位
200	10	着

発注先情報	倉庫A情報
品番（型番）　●●●	Mサイズ
品名　▲▲▲	作業服
棚番地　■■■	在庫20着

自動アラート機能を利用しよう

コンビベースを導入すると、アラートメール機能が付帯します。

在庫が発注点を下回った際にはアラートメールが自動で発動する仕組みになっているため、担当者の負担や抜け漏れなく正確な在庫管理を実現することが可能です。

設計のポイント２．制服貸与管理表に必須の記入項目

氏名	所属	貸与日	返却予定日	サイズ	数量	備考

従業員別に貸与した制服の履歴を追えるように、「貸与日」「返却予定日」「サイズ」「数量」などの記入項目を作成し、わかりやすく記録しましょう。

貸与情報をチャートなどでわかりやすく可視化できると、拠点別のユニフォームの消費量などを分析しやすくなります。

それぞれの支給ペースに偏りがないかなどを把握することで、遊休品の発生を防いだり、不要な新規購入を避けることができるようになります。

制服の稼働率や従業員への貸与状況を可視化しよう

各制服の稼働率や貸与状況を自動検知できるように貸与管理表を設計できると組織の管理負担を下げることができます。

物品管理システム「コンビベース」では、管理担当者はもちろん従業員自身がいつでも自分の制服の貸与状況をチェックし、自発的に返却時期などに気付ける仕組みを設計することが可能です。

返却や予約の調整はシステム上で便利にできますし、返却をアラートすることも可能です。貸与情報や制服の所在情報はリアルタイム更新され、お好きなデバイスでどこからでも閲覧することができます。

【注意】Excelの制服管理表を運用していては在庫管理が非効率になるケース例

制服・作業服・ユニフォームの管理表は、基本的には「在庫管理表」と「貸与・支給管理表」の2つに分けることで効率よく管理できるようになります。

ただし次の要件を満たす組織においては、上記2種類のエクセル管理表を作成しても、管理が煩雑になりやすく、非効率な運用方法に陥りやすくなることに注意してください。

Excel在庫管理表が非効率になりやすい組織の特徴

• 従業員数が100名を超えている
• 100名未満でも、管理対象の制服の種類やサイズがあまりにも豊富にある
• 制服に付属するリネンや備品（ヘルメットや安全靴など）の管理も必要である
• 各拠点や各部門がばらばらに支給品を管理している

あくまでも一例にはなりますが、このような条件を満たす事業者様より物品管理システムの導入についてご相談をいただくケースが圧倒的に多く、組織の内部ではExcel管理表が乱立している状態になっていることが多々あります。

台帳数が多ければ多いほど、データ管理にかかる時間もあわせて膨大になります。人数・物品数ともに規模感が大きい事業者様の場合、手作りのExcel管理表では手こずってしまいますので、はじめからコンビベースの導入を検討してもいいかもしれません。

Excelをやめて物品管理システムで在庫管理表を作って制服管理する意味

制服・作業服・ユニフォームやそれに伴う備品のすべてを一元管理するために物品管理システム「コンビベース」を活用される事業者様は多くいらっしゃいます。

ビュー（子台帳）も自由に作成できるので、「未返却制服一覧」など特定の条件で情報を抽出して管理も可能です。

在庫情報の更新方法（スマホアプリの例）

社内からも社外からもコンビベースのスマホアプリを開けばささっと在庫数量を編集することができます。

制服の保管棚に貼り付けた管理ラベル（QRコードなど）を読み取り、システムを使ってデータを入力するだけ。わざわざデスクに戻ってPCを開くこともなく、倉庫にいたまま在庫数量を更新することができます。

また、ICタグを採用する場合には、RFIDスキャナーで複数の制服を一括スキャン・データ更新することが可能になります。

コンビベースの導入によって得られる制服管理業務の効率化内容（まとめ）

これらのお悩みを抱えていらっしゃる事業者様にコンビベースの導入はぴったりだと言えます。

制服管理について、具体的な機能や導入効果を以下の表にまとめました。これらの他にももちろん機能は豊富にありますので、もしもご相談やご質問がございましたらお問い合わせフォームまでお気兼ねなくご相談くださいませ。

機能例	効果
貸出し・返却・予約の管理	制服の貸出し状況や従業員の予約状況をいつでもどこでもクラウド台帳で確認・編集できます。新しくデータ入力する際も、管理ラベルをスキャンするだけで制服管理台帳にらくらく自動記録できます。
入出庫の追跡・ステータス更新	「クリーニング返却品」「未返却品」「廃棄品」といった制服ステータスを正確に確認することができます。
カスタマイズ可能な柔軟なビュー	「サイズ別の在庫リスト」や「未返却品リスト」など、欲しい制服管理表をクラウド台帳上で自由に作成できます。

脱Excelしてシステム導入した場合の初期費用や利用料金

制服管理のために大掛かりな在庫管理システムを導入する場合、導入時の初期費用だけでも数百万円かかってしまいます。

コンビベースでは、初期導入サポートなしの場合には初期費用が0円。運用上必要な機能のみを選択する無駄のない課金制を採用しています。

業界通念を革新し、利用者メリットを最大化しながら低コストでサービス化しました。最低限の月額費用だけで効率よくシステムを利用することができます。

物品管理システムの導入にかかる期間

最短たったの3営業日で運用を開始できるのもコンビベースの物品管理システムのメリットのひとつ。

QRコード利用の場合には専用リーダーの準備も不要です。専用のスマホアプリをインストールすれば、数量管理や棚卸し用の端末として活用することができます。

無料プレゼント・制服管理台帳（制服管理表）エクセルテンプレート

本テンプレートは、物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）から出力できるCSVファイルをエクセル形式に変換し、加工したものです。本記事を読んでいただいた方に、こちらの制服管理台帳のエクセルテンプレートを無料配布します。

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