財務面や事務管理面でのメリットが大きいことから、リース資産を活用する企業も多くなりました。

しかしリース資産は、設置や利用の状況を正しく情報管理しないとトラブルに発展することも。気が付けば莫大な費用や税金が発生し、自社購入より高く付くこともあります。

リース資産管理の正しい手法をケーススタディを通じて確認しましょう。まずは基礎知識をまとめて解説します。

⇒ 作業時間が1/10に！スマホをシールに「かざすだけ」で棚卸しできるアプリとは？

【リース資産管理の基本①】リース資産管理台帳とは？

＊管理表を作成し、契約内容とリース期限を管理しましょう

リース資産を所有する場合、かならず管理台帳（管理表）を作成しましょう。「リース契約番号」「リース物件番号」「再リース番号」などの項目を用意して、契約と物品を紐づけて管理すると効果的です。更新確認時に慌てることもありません。

また、「リース終了日」と「リース会社への更新回答期日」を記載し、しっかりと期日管理を行いましょう。さらに期限が近づいたときにアラートで通知する仕組みがあると、更新申請漏れを防ぐことができるため、より安心です。

リース資産管理台帳の作り方

管理表はエクセルなどの表計算ソフトを利用して0から手作業で作ることも可能ですが、リース資産に適したオンライン台帳やクラウド台帳を使うと便利でしょう。

入力内容に応じてシステム側が自動的にアラートを通知し、契約満了の期限などを教えてくれます。情報更新も手間がかからず簡単なため、「台帳が更新されない」「管理情報が古い」「台帳がどこにあるかわからない」など、ローカル保存における管理の悩みも解決されます。

「固定資産管理システム」や「備品管理システム」を導入すると、オンライン台帳を利用できます。たとえばConvi.BASE（コンビベース）では、固定資産管理はもちろん、リース資産管理から在庫管理にまで使える、自由度の高いオンライン台帳を作成することが可能です。

高い柔軟性を持つため、現在組織内で使用されている管理表がある場合、それをオンライン上で再現することもできます。

導入企業は1,000社を超えており、低コストで使い放題です。ぜひ企業導入事例（閲覧無料）などを一度のぞいてみてください。

【リース資産管理の基本②】リース資産の棚卸しとは？

＊定期的にリース資産の現物を確認しましょう

固定資産管理と同様に、リース資産管理にも棚卸しが必要です。設置状況や利用状況を正確に把握すべく、現物確認を目視で定期実施しましょう。

もし設置場所などに変更があった場合、早急にリース会社に連絡しなければ、重大事故が発生することもあります（後述のケーススタディ：トラブル事例②をご参照ください）。

目安は年に一度です。固定資産の棚卸しと同時にリース資産も棚卸しするとよいでしょう。日頃からオンライン台帳上で情報管理していれば、棚卸しも1/10程度の工数で完了することができます。

リース資産の棚卸しの方法

豊富な棚卸し機能のあるConvi.BASE（コンビベース）では、スマホやハンディスキャナーをかざしてスキャンするだけで、オンライン上で物品情報を自動で照合し、棚卸しすることができます。もう目視確認は要りません。

ヒューマンエラーは0にして、スピーディーに棚卸しを完了できるでしょう。リース資産も、専用アプリを使ってバーコードやQRコードのシールを読み取るだけで、面倒な確認作業を一瞬で完了することができます。

【リース資産管理の基本③】リース管理ラベルとは？

＊リース資産のラベルには工夫が必要です

リース資産には、リース会社が発行した管理ラベルが貼付されているかと思います。しかし一般的には「リース会社名」や「リース契約番号」などの最低限の情報のみで、もともと貼り付けられているラベルだけでは物品の内容がわからないことも多いはず。

リース会社が発行している管理ラベルとは別に、組織独自に管理ラベルを発行して、リース資産を管理しましょう。資産名称や使用部門などの情報を記載した管理ラベルを貼付することで、だれもが一目で情報を把握することができます。

ただし固定資産物品にも管理ラベルを発行している場合、固定資産用ラベルとリース資産用ラベルを区別して管理することが求められます。色を変えるなどの工夫をして、視覚的に分かりやすく「リース資産である」ということを明示し管理意識を向上させましょう。

 リース管理ラベルの作り方

Convi.BASE（コンビベース）ではバーコードやQRコードはもちろん、ICタグにも対応。ご希望に応じてラベル種類を選択することができます。

物品に貼り付けたシールは、スマホやハンディスキャナーをかざして読み取るだけで、リース情報の閲覧・編集が可能です。物品管理が楽ちんになります。

本当にあったトラブル事例

リース資産を所有している企業には、契約が満了する数か月前に必ず、リース会社から再リースについて確認書類が届きます。多くの場合、契約満了の約1か月前までに回答する必要があり、期日を過ぎると自動的に再リースとなります。

不本意な再リース料の支払いだけならまだよいものの、ときには損害賠償請求されたり、破損による修理費が全額自社負担になったりするケースも。リース資産管理上で起こり得るトラブルについて、事前にケーススタディしましょう。

ケース①リース会社へ損害賠償金を支払うことになった（誤破棄）

A社では固定資産管理に関する統一のルールがなく、固定資産管理用の台帳も整備されていませんでした。社員数の増加に伴い管理する固定資産も増えたため、改めて総務部主導で固定資産管理台帳を作成することに。

総務部が現物調査した結果、営業所で使用していたリース資産が現場の判断で勝手に廃棄されていたことが判明しました。リース契約はまだ1年半残っており、A社はリース中途解約金と損害賠償金を二重に支払うことになりました。

ケース②動産総合保険が下りず、修理代金が全額自己負担になった（破損）

B社は東京本社のほか全国に3か所の営業所を持っており、複数拠点内の物品は東京本社にある総務部が一括して管理しています。棚卸しは年に一回ですが、その度にいくつか行方不明になっている物品がありました。

そんな折、営業所内のレイアウト変更があり、移動作業中にリース物品を破損させてしまう事故が発生。リース会社へ連絡したところ破損個所を修理することになりました。しかし動産総合保険が適用されず修理費用は全額B社が負担することになってしまったそうです。

なぜ動産総合保険が下りなかったのでしょうか。 実はこちらのリース物品は、東京本社における利用についての契約でしたが、社員が申請等をしないまま営業所に持ち出して利用を継続していたものでした。

動産総合保険は、リース会社に届け出ている設置住所と実際に使用・破損させた場所が異なる場合、保険料が支払われないことがあります。今回のB社の事故はこちらのケースに該当し、破損事故までカバーされていた保険だったにもかかわらず、全額自己負担となりました。

ケース③知らぬ間に再リース料を支払っていた（返却ミス）

社内のOA機器を、リース契約で一括運用しているC社。契約内容は経理部がまとめて管理し、物品管理は使用する各々に任せていました。

ある年、社員数が増えて管理物品数も増えてきたため、組織全体で現物確認を実施することに。するとその時になって初めて、離職などに応じて遊休品となり現在まで使用されていなかったリースパソコンが、いくつも現れました。

契約内容を確認すると、遊休品となっていたリース物品群はほとんど2年前にリース期間が満了していました。しかし契約終了の手続きが取られなかったため、再リース料を支払い続けていたことが判明。期間満了後の2年間、不使用にもかかわらず返却せず、無駄にリースし続けていました。

事前にトラブルを防ぐには？　リース契約管理の方法

社内で実際にリース品を使用する従業員は、リース資産という意識がないまま使用している場合もあります。リース契約管理や物品管理は、利用者に任せることなく、総務部などで一元的に管理することをおすすめします。

1. 管理台帳を作成する
2. 実地棚卸で現物確認する
3. 現物を管理ラベルで運用する

上記3つが管理の基本です。ポイントを押さえたら、リース契約情報と物品の一元管理を徹底しましょう。

リース契約管理や現物管理を効率化するには？

物品管理のプロフェッショナルConvi.BASE（コンビベース）の現物管理クラウドの利用が有効です。

• 固定資産やリース資産管理用のオンライン台帳
• スマホをかざしてスキャンするだけの楽ちん棚卸し
• 備品がなくなったときの探索機能
• 貸出し・返却管理、入出庫管理、在庫数量管理

など、低コストですべて使い放題です。大変だったリース品をはじめとする資産管理を、クラウド上で半自動化しませんか？　導入企業1,000社の資産管理事例（閲覧無料）もぜひご一読ください。

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